Tính Năng Dropdown Trong Google Sheets

 Tính Năng Dropdown Trong Google Sheets

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tạo, tùy chỉnh và sử dụng dropdown list trong Google Sheets một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích khi sử dụng dropdown

Trước khi đi vào chi tiết cách tạo dropdown list, hãy cùng tìm hiểu tại sao tính năng này lại quan trọng đối với quá trình làm việc và xử lý dữ liệu trong Google Sheet nhé!

  1. Nhập Liệu Nhanh Chóng và Dễ Dàng: Thay vì phải gõ đi gõ lại các giá trị giống nhau, bạn chỉ cần chọn từ danh sách thả xuống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
  2. Đảm Bảo Tính Nhất Quán của Dữ Liệu: Khi làm việc với nhiều người hoặc nhiều bộ phận, việc đảm bảo dữ liệu được nhập đúng chuẩn là rất quan trọng. Dropdown list giúp bạn kiểm soát các giá trị được nhập, tránh tình trạng sai lệch hoặc không đồng nhất.
  3. Giảm Thiểu Sai Sót: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót chính tả hoặc nhập nhầm giá trị. Dropdown list loại bỏ nguy cơ này bằng cách cung cấp các lựa chọn chính xác.

Các Bước Tạo Dropdown List Trong Google Sheets

Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào phần chính của bài viết: cách tạo dropdown list trong Google Sheets. Có hai cách chính để tạo dropdown list:

Cách 1: Tạo Dropdown List Từ Danh Sách Giá Trị Trực Tiếp

Đây là cách đơn giản nhất, phù hợp khi bạn có một danh sách các giá trị cố định và không quá dài.

Bước 1: Chọn Ô Cần Tạo Dropdown List

  • Mở Google Sheets và chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn tạo dropdown list.
Công việcTrạng thái công việc
Thiết kế website
Viết bài blog
Kiểm thử phần mềm
Họp nhóm

Bước 2: Mở Data Validation

  • Trên thanh menu, chọn Data (Dữ liệu) > Data validation (Xác thực dữ liệu).

Bước 3: Thiết Lập Data Validation

  • Trong cửa sổ Data validation, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:
    • Criteria (Tiêu chí): Chọn Dropdown(Danh sách các mục).
  • Nhập các giá trị bạn muốn hiển thị trong dropdown list, mỗi giá trị cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: Hoàn thành, Đang thực hiện, Chờ duyệt, Tạm dừng.
  • Show validation help text (Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực): Tùy chọn này cho phép bạn hiển thị một thông báo hướng dẫn khi người dùng chọn ô có dropdown list.
  • On invalid data (Khi dữ liệu không hợp lệ): Chọn Show warning (Hiển thị cảnh báo) hoặc Reject input (Từ chối nhập). Nếu bạn chọn Reject input, người dùng sẽ không thể nhập giá trị không có trong danh sách.

Bước 4: Lưu Cài Đặt

  • Nhấn Save (Lưu) để hoàn tất.

Cách 2: Tạo Dropdown List Từ Một Phạm Vi Ô (Range)

Cách này phù hợp khi bạn có một danh sách các giá trị dài hoặc khi danh sách này có thể thay đổi.

Bước 1: Tạo Danh Sách Giá Trị

  • Trong một sheet khác hoặc ở một vị trí khác trong cùng sheet, tạo một danh sách các giá trị bạn muốn sử dụng cho dropdown list. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách các phòng ban trong công ty.

Bước 2: Chọn Ô Cần Tạo Dropdown List

  • Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn tạo dropdown list.

Bước 3: Mở Data Validation

  • Trên thanh menu, chọn Data > Data validation.

Bước 4: Thiết Lập Data Validation

  • Trong cửa sổ Data validation, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:
    • Criteria (Tiêu chí): Chọn Dropdown(Danh sách từ một phạm vi).
    • Enter a range or formula (Nhập một phạm vi hoặc công thức): Nhập phạm vi ô chứa danh sách giá trị của bạn. Ví dụ: Sheet6!A2:A5 (nếu danh sách của bạn nằm trong sheet 6, từ ô A2 đến A5). Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng ô vuông bên cạnh để chọn phạm vi bằng chuột.
  • Show validation help text (Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực): Tùy chọn này cho phép bạn hiển thị một thông báo hướng dẫn khi người dùng chọn ô có dropdown list.
  • On invalid data (Khi dữ liệu không hợp lệ): Chọn Show warning (Hiển thị cảnh báo) hoặc Reject input (Từ chối nhập).

Bước 5: Lưu Cài Đặt

  • Nhấn Save (Lưu) để hoàn tất.

Tùy Chỉnh Dropdown List Nâng Cao

Ngoài việc tạo dropdown list cơ bản, bạn có thể tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể hơn:

1. Thêm Văn Bản Trợ Giúp (Help Text)

  • Trong cửa sổ Data validation, bạn có thể nhập văn bản hướng dẫn vào ô Show validation help text. Văn bản này sẽ hiển thị khi người dùng chọn ô có dropdown list, giúp họ hiểu rõ hơn về mục đích của dropdown list.

Ví dụ:

Bạn có thể nhập “Chọn bộ phận trong công ty” làm văn bản trợ giúp cho dropdown list trạng thái công việc.

2. Sử Dụng Màu Sắc Để Phân Loại

  • Bạn có thể sử dụng tính năng Conditional formatting (Định dạng có điều kiện) để tô màu các ô dựa trên giá trị được chọn trong dropdown list. Điều này giúp bạn dễ dàng phân loại và theo dõi dữ liệu.

Ví dụ:

Bạn có thể tô màu xanh lá cây cho các công việc “Hoàn thành”, màu vàng cho “Đang thực hiện”, màu đỏ cho “Tạm dừng”, và màu xanh dương cho “Chờ duyệt”.

Các Lỗi Thường Gặp và Cách Khắc Phục

Trong quá trình sử dụng dropdown list, bạn có thể gặp một số lỗi. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:

  1. Dropdown List Không Hiển Thị:
    • Nguyên nhân: Có thể do bạn chưa chọn đúng ô hoặc phạm vi ô khi thiết lập Data validation.
    • Cách khắc phục: Kiểm tra lại xem bạn đã chọn đúng ô và phạm vi ô chưa.
  2. Dropdown List Không Cập Nhật:
    • Nguyên nhân: Khi bạn thay đổi danh sách giá trị trong phạm vi ô, dropdown list có thể không tự động cập nhật.
    • Cách khắc phục: Mở lại Data validation và nhấn Save để cập nhật dropdown list.
  3. Lỗi Công Thức Trong Dropdown List Phụ Thuộc:
    • Nguyên nhân: Công thức INDIRECT có thể bị lỗi nếu bạn nhập sai tên sheet hoặc phạm vi ô.
    • Cách khắc phục: Kiểm tra lại công thức và đảm bảo rằng tên sheet và phạm vi ô được nhập chính xác.
  4. Không Thể Nhập Giá Trị Ngoài Danh Sách:
    • Nguyên nhân: Bạn đã chọn Reject input trong tùy chọn On invalid data.
    • Cách khắc phục: Chọn Show warning thay vì Reject input nếu bạn muốn cho phép người dùng nhập giá trị ngoài danh sách.

Mẹo Sử Dụng Dropdown List Hiệu Quả

Để tận dụng tối đa sức mạnh của dropdown list, hãy tham khảo một số mẹo sau:

  1. Sử Dụng Dropdown List Cho Các Trường Dữ Liệu Lặp Đi Lặp Lại: Dropdown list đặc biệt hữu ích cho các trường dữ liệu mà bạn thường xuyên phải nhập đi nhập lại, như trạng thái công việc, phòng ban, loại sản phẩm, v.v.
  2. Tạo Danh Sách Giá Trị Rõ Ràng và Ngắn Gọn: Danh sách giá trị nên dễ hiểu và ngắn gọn để người dùng dễ dàng lựa chọn.
  3. Sử Dụng Văn Bản Trợ Giúp Để Hướng Dẫn Người Dùng: Văn bản trợ giúp giúp người dùng hiểu rõ hơn về mục đích của dropdown list và cách sử dụng nó.
  4. Kết Hợp Dropdown List Với Các Tính Năng Khác: Kết hợp dropdown list với các tính năng khác của Google Sheets như Conditional formattingFilterSort để tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ.
  5. Thường Xuyên Cập Nhật Danh Sách Giá Trị: Đảm bảo rằng danh sách giá trị trong dropdown list luôn được cập nhật để phản ánh đúng tình hình thực tế.

Kết Luận

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng dropdown list một cách hiệu quả.

Thái Viết Nhật

Mình muốn chia sẻ đam mê về công nghệ và phát triển bản thân đến với mọi người

Bài Viết Liên Quan