Sử dụng AI để trả lời email một cách hiệu quả

Trong thế giới công việc bận rộn, hộp thư đến của chúng ta sẽ thường xuyên bị quá tải bởi vô số email. Tuy nhiên, giữa những email đó, vẫn có những email thực sự quan trọng. Vậy làm sao để bạn có thể vừa tiết kiệm thời gian vừa có thể trả lời nội dung những email đó một cách chính xác và đầy đủ? Câu trả lời nằm ở việc tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI). Ngày hôm nay mình sẽ giới thiệu đến bạn các câu lệnh phổ biến để AI giúp chúng ta có thể trả lời hay soạn thảo email một cách nhanh chóng mà vẫn đầy đủ nội dung nhé.
Tại Sao Nên Dùng AI Để Soạn Thảo Email?
- Cá nhân hóa: Với sự phát triển hiện nay thì AI có thể giúp tạo ra những email mang phong cách của bạn đồng thời còn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người nhận.
- Thông tin đầy đủ: AI có khả năng tổng hợp thông tin, tìm kiếm tài liệu liên quan, giúp bạn cung cấp những phản hồi chi tiết và hữu ích mà không cần phải tốn nhiều thời gian.
- Tối ưu hóa ngôn ngữ: AI có thể giúp bạn diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng, mạch lạc, chuyên nghiệp và thu hút.
Sử Dụng AI Để Soạn Thảo Email Chuyên Nghiệp
Trong bài viết này, chúng ta sẽ sử dụng công cụ AI tích hợp trong trình duyệt Microsoft Edge để minh họa cách AI có thể giúp bạn soạn thảo email hiệu quả.
Bước 1: Mở Trình Chat AI
- Bạn truy cập vào đường dẫn này để truy cập vào chat GPT nhé: Link
Bước 2: Nhập Prompt Cho AI
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định chất lượng email mà AI tạo ra. Bạn cần cung cấp cho AI một “khung” rõ ràng về những gì bạn muốn. Dưới đây là một ví dụ về prompt bạn có thể sử dụng khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm của bạn:
Tạo ra cho tôi một nội dung ví dụ email phản hồi để phù hợp với câu lệnh dưới đây:
"Bạn là một chuyên gia giao tiếp chuyên nghiệp, nổi tiếng với khả năng truyền đạt thông tin hiệu quả và thuyết phục. Tôi muốn bạn giúp tôi phản hồi email sau: {email}. Hãy viết một cách tự nhiên, chuyên nghiệp, nhưng vẫn giữ được sự dí dỏm và duyên dáng. Khi bạn chèn link, hãy kiểm tra kỹ xem link đó có hoạt động không. Nếu link bị lỗi, hãy tìm link khác thay thế.
Tôi muốn bạn:
* Nêu lời cảm ơn vì đã quan tâm đến sản phẩm.
* Giải thích rằng thời gian sẽ hơi gấp nếu cần đặt hàng ngay
* Chia sẻ các nội dung thông tin liên quan đến sản phẩm
Bước 3: Dán Email Cần Phản Hồi
- Dán email bạn nhận được từ khách hàng hoặc đồng nghiệp vào phần {email} trong prompt.
Ví dụ:
Giả sử bạn nhận được email sau từ khách hàng:
"Chào Công Ty,
Tôi cảm giác rất thích thú đối với sản phẩm của bạn. Bạn có thể đưa thêm thông tin về sản phẩm và cách "

Bước 4: Nhận Kết Quả Từ AI
Sau khi bạn nhập prompt và email, AI sẽ tạo ra một bản nháp email phản hồi. Bạn có thể xem xét và chỉnh sửa nếu cần.
Ví dụ về email phản hồi do AI tạo ra:
Subject: Cảm ơn bạn đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi!
Chào bạn,
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi và dành thời gian để liên hệ. Sự hào hứng của bạn là nguồn động lực lớn cho chúng tôi! 🌟
Về sản phẩm mà bạn đang tìm hiểu, tôi xin chia sẻ một số thông tin chi tiết:
Chất liệu và thiết kế: [Tóm tắt đặc điểm nổi bật của sản phẩm, ví dụ: chất liệu bền bỉ, thiết kế hiện đại].
Công dụng: [Lợi ích chính sản phẩm mang lại].
Giá cả và ưu đãi hiện tại: [Thông tin giá và bất kỳ chương trình khuyến mãi nào].
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại đây: [Link đến sản phẩm]. (Link này đã được kiểm tra, đảm bảo hoạt động).
Về thời gian đặt hàng, vì sản phẩm của chúng tôi đang rất được ưa chuộng, kho hàng có thể hết nhanh. Nếu bạn đang muốn đặt hàng sớm, tôi khuyến khích bạn đặt ngay tại: [Link đặt hàng] để đảm bảo sản phẩm sẵn có.
Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại trả lời email này. Tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ bạn!
Chúc bạn một ngày tuyệt vời,
[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty bạn]
[Số điện thoại/Email liên hệ]
Bước 5: Kiểm Tra và Chỉnh Sửa
- Kiểm tra link: Đảm bảo rằng link mà AI cung cấp hoạt động tốt. Nếu link bị lỗi, hãy yêu cầu AI tìm link khác.
- Chỉnh sửa: Đọc kỹ email và chỉnh sửa để đảm bảo rằng nó phù hợp với giọng văn và phong cách của bạn.
Các Câu Lệnh AI Trả Lời Email Và Ví Dụ Cụ Thể
1. Prompt “Tóm tắt và trả lời”
Mục đích: Dùng khi bạn nhận được một email dài, nhiều thông tin, và bạn muốn trả lời một cách ngắn gọn, tập trung vào vấn đề chính.
Ví dụ:
Email gốc: Chào bạn, Tôi là [Tên người gửi], đến từ công ty [Tên công ty]. Tôi viết email này để thông báo về việc chúng tôi sẽ tổ chức một buổi hội thảo về [Chủ đề hội thảo] vào ngày [Ngày] tại [Địa điểm]. Hội thảo sẽ có sự tham gia của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực [Lĩnh vực]. Chúng tôi rất mong bạn có thể tham gia. Ngoài ra, chúng tôi cũng muốn giới thiệu về sản phẩm mới của công ty, [Tên sản phẩm], với nhiều tính năng ưu việt. Nếu bạn quan tâm, chúng tôi có thể gửi thêm thông tin chi tiết. Xin cảm ơn và mong nhận được phản hồi sớm từ bạn. Trân trọng, [Tên người gửi]
Prompt: “Tóm tắt email trên và trả lời rằng tôi rất quan tâm đến hội thảo và muốn biết thêm thông tin chi tiết về sản phẩm.”
Kết quả (do AI tạo):
Subject: Quan tâm đến hội thảo và sản phẩm mới của quý công ty
Chào [Tên người gửi],
Cảm ơn bạn đã chia sẻ thông tin về buổi hội thảo [Chủ đề hội thảo] vào ngày [Ngày] tại [Địa điểm]. Đây là một sự kiện rất thú vị, và tôi thực sự quan tâm đến việc tham gia để lắng nghe từ các chuyên gia trong lĩnh vực [Lĩnh vực].
Bên cạnh đó, tôi cũng rất hứng thú với [Tên sản phẩm] và muốn tìm hiểu thêm về các tính năng nổi bật của sản phẩm này. Bạn có thể gửi thêm thông tin chi tiết giúp tôi được không?
Rất mong nhận được phản hồi từ bạn. Cảm ơn và chúc bạn một ngày tốt lành!
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty bạn]hào [Tên người gửi], Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi rất quan tâm đến hội thảo về [Chủ đề hội thảo] và muốn biết thêm thông tin chi tiết về sản phẩm [Tên sản phẩm]. Trân trọng, [Tên của bạn]
2. Prompt “Trả lời theo giọng văn [Giọng văn]”
Mục đích: Dùng khi bạn muốn email trả lời có giọng văn phù hợp với ngữ cảnh (ví dụ: trang trọng, thân mật, hài hước…).
Ví dụ:
Email gốc: Chào [Tên của bạn], Tôi muốn hỏi về tiến độ dự án [Tên dự án]. Khi nào thì chúng ta có thể hoàn thành? Cảm ơn, [Tên người gửi]
Prompt: “Trả lời email trên với giọng văn chuyên nghiệp và lịch sự, thông báo rằng dự án sẽ hoàn thành vào cuối tuần sau.”
Kết quả (do AI tạo): Subject: Tiến độ dự án [Tên dự án]
Chào [Tên người gửi],
Cảm ơn bạn đã liên hệ và quan tâm đến tiến độ dự án [Tên dự án].
Hiện tại, dự án đang tiến triển theo đúng kế hoạch, và chúng tôi dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối tuần sau. Nếu có bất kỳ cập nhật quan trọng nào, tôi sẽ thông báo kịp thời để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có yêu cầu điều chỉnh nào, vui lòng cho tôi biết. Rất mong nhận được phản hồi từ bạn!
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty bạn]
3. Prompt “Trả lời email từ chối”
Mục đích: Dùng khi bạn cần từ chối một lời đề nghị, một yêu cầu một cách lịch sự và khéo léo.
Ví dụ:
Email gốc: Chào [Tên của bạn], Tôi muốn mời bạn tham gia vào dự án [Tên dự án] của chúng tôi. Trân trọng, [Tên người gửi]
Prompt: “Trả lời email trên từ chối lời mời một cách lịch sự, giải thích rằng tôi đang bận với các dự án khác.”
Kết quả (do AI tạo): Subject: Cảm ơn lời mời tham gia dự án [Tên dự án]
Chào [Tên người gửi],
Cảm ơn bạn đã ngỏ lời mời tôi tham gia vào dự án [Tên dự án]. Tôi rất trân trọng cơ hội này và đánh giá cao sự tin tưởng của bạn.
Tuy nhiên, hiện tại tôi đang tập trung vào một số dự án khác và không thể sắp xếp thời gian tham gia cùng đội ngũ. Dù vậy, tôi rất mong dự án sẽ thành công tốt đẹp, và hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Chúc bạn và đội ngũ có một dự án suôn sẻ và thành công!
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
4. Prompt “Trả lời email khiếu nại”
Mục đích: Dùng khi bạn cần trả lời một email khiếu nại một cách chuyên nghiệp, thể hiện sự quan tâm và đưa ra giải pháp.
Ví dụ:
Email gốc: Chào [Tên của bạn], Tôi rất thất vọng về sản phẩm [Tên sản phẩm] mà tôi đã mua. Nó không hoạt động như quảng cáo. Trân trọng, [Tên người gửi]
Prompt: “Trả lời email trên một cách chuyên nghiệp, xin lỗi khách hàng và đề nghị hỗ trợ giải quyết vấn đề.”
Kết quả (do AI tạo):
ubject: Xin lỗi về trải nghiệm của bạn với [Tên sản phẩm]
Chào [Tên người gửi],
Trước tiên, tôi xin chân thành xin lỗi vì trải nghiệm không như mong đợi của bạn với [Tên sản phẩm]. Chúng tôi luôn cố gắng mang đến những sản phẩm chất lượng, và thật đáng tiếc khi sản phẩm này chưa đáp ứng được kỳ vọng của bạn.
Chúng tôi rất muốn tìm hiểu thêm về vấn đề bạn gặp phải để có thể hỗ trợ tốt nhất. Bạn có thể chia sẻ thêm chi tiết về tình trạng sản phẩm không? Nếu cần, chúng tôi sẵn sàng hướng dẫn khắc phục, đổi sản phẩm hoặc hoàn tiền tùy theo chính sách hỗ trợ.
Vui lòng cho chúng tôi biết cách bạn muốn được hỗ trợ, và chúng tôi sẽ cố gắng xử lý sớm nhất có thể.
Mong nhận được phản hồi từ bạn. Một lần nữa, rất xin lỗi vì sự bất tiện này.
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
5. Prompt “Gợi ý ý tưởng trả lời”
Mục đích: Dùng khi bạn bí ý tưởng, không biết nên trả lời email như thế nào.
Ví dụ:
Email gốc: Chào [Tên của bạn], Tôi muốn hỏi về [Vấn đề]. Trân trọng, [Tên người gửi]
Prompt: “Gợi ý 3 ý tưởng trả lời email trên, tập trung vào việc cung cấp thông tin chi tiết và hữu ích.”
Kết quả (do AI tạo):
Ý tưởng 1: Trả lời trực tiếp, ngắn gọn và đầy đủ thông tin
Subject: Thông tin về [Vấn đề]
Chào [Tên người gửi],
Cảm ơn bạn đã liên hệ. Dưới đây là thông tin về [Vấn đề]:
[Điểm chính 1]: [Giải thích ngắn gọn]
[Điểm chính 2]: [Thông tin quan trọng]
[Điểm chính 3]: [Bổ sung chi tiết nếu cần]
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có câu hỏi cụ thể, vui lòng cho tôi biết. Rất sẵn lòng hỗ trợ bạn!
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty bạn]
Ý tưởng 2: Trả lời chi tiết kèm tài liệu hoặc hướng dẫn
Subject: Hướng dẫn chi tiết về [Vấn đề]
Chào [Tên người gửi],
Cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi về [Vấn đề]. Tôi xin cung cấp thông tin chi tiết như sau:
Tóm tắt vấn đề: [Giới thiệu ngắn gọn]
Hướng dẫn chi tiết: [Bước 1, Bước 2…]
Tài liệu tham khảo: Bạn có thể xem thêm thông tin tại [đính kèm tài liệu hoặc link hướng dẫn].
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ. Tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ!
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty bạn]
Ý tưởng 3: Trả lời linh hoạt, gợi mở cuộc thảo luận
Subject: Cùng trao đổi thêm về [Vấn đề]
Chào [Tên người gửi],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến [Vấn đề]. Để có thể cung cấp thông tin chính xác nhất, bạn có thể chia sẻ thêm chi tiết về nhu cầu hoặc tình huống cụ thể mà bạn đang gặp phải không?
Từ đó, tôi có thể đưa ra hướng dẫn phù hợp hoặc đề xuất các giải pháp tối ưu cho bạn. Nếu tiện, chúng ta cũng có thể sắp xếp một cuộc trao đổi nhanh để thảo luận chi tiết hơn.
Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn!
Trân trọng,
[Họ tên bạn]
[Chức vụ]
[Công ty bạn]
Các câu lệnh khác để viết hay soạn thảo email bằng AI
- Mời họp:
- “Soạn email mời họp về [chủ đề họp], thời gian [thời gian], địa điểm [địa điểm], và danh sách người tham dự [danh sách].”
- “Viết email mời họp, nêu rõ mục đích cuộc họp, các nội dung chính cần thảo luận, và yêu cầu người tham dự xác nhận.”
- “Soạn email mời họp khẩn cấp, giải thích lý do và yêu cầu người tham dự có mặt đúng giờ.”
- Xin lỗi:
- “Viết email xin lỗi [người nhận] về [lỗi sai], thể hiện sự hối lỗi và cam kết khắc phục.”
- “Soạn email xin lỗi khách hàng về [vấn đề], đưa ra lời giải thích và đề xuất bồi thường.”
- “Viết email xin lỗi đồng nghiệp về [sự cố], thể hiện sự chân thành và mong muốn được tha thứ.”
- Cảm ơn:
- “Soạn email cảm ơn [người nhận] về [sự giúp đỡ/hỗ trợ], thể hiện sự biết ơn và trân trọng.”
- “Viết email cảm ơn khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ, và mong muốn được phục vụ trong tương lai.”
- “Soạn email cảm ơn đối tác về sự hợp tác thành công, và bày tỏ mong muốn tiếp tục hợp tác.”
- Yêu cầu:
- “Viết email yêu cầu [người nhận] cung cấp [thông tin/tài liệu], nêu rõ lý do và thời hạn.”
- “Soạn email yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, mô tả chi tiết vấn đề và các bước đã thử.”
- “Viết email yêu cầu phê duyệt [đề xuất/dự án], nêu rõ lợi ích và các bước thực hiện.”
- Thông báo:
- “Soạn email thông báo về [sự kiện/thay đổi], nêu rõ thời gian, địa điểm và các thông tin liên quan.”
- “Viết email thông báo kết quả [dự án/cuộc thi], chúc mừng người chiến thắng và cảm ơn người tham gia.”
- “Soạn email thông báo về chính sách mới của công ty, giải thích rõ các quy định và hướng dẫn thực hiện.”
- Từ chối:
- “Viết email từ chối [lời mời/đề nghị] một cách lịch sự, thể hiện sự tiếc nuối và đưa ra lý do.”
- “Soạn email từ chối ứng viên không phù hợp, cảm ơn họ đã quan tâm và chúc họ may mắn.”
- “Viết email từ chối yêu cầu của khách hàng, giải thích rõ lý do và đưa ra các giải pháp thay thế.”
Các câu lệnh nâng cao:
- Tạo email theo phong cách cụ thể:
- “Viết email theo phong cách [phong cách: chuyên nghiệp, sáng tạo, hài hước, dí dỏm…], sử dụng ngôn ngữ [ngôn ngữ: đơn giản, trang trọng, gần gũi…].”
- “Soạn email theo giọng văn của một [người nổi tiếng/nhân vật], thể hiện sự [tính cách: tự tin, khiêm tốn, nhiệt tình…].”
- Tối ưu hóa email:
- “Hãy tối ưu hóa email sau để tăng khả năng phản hồi, sử dụng các từ ngữ mạnh mẽ và kêu gọi hành động. {email}”
- “Chỉnh sửa email sau để ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu hơn. {email}”
- “Phân tích email sau và đề xuất các cách cải thiện để tăng tính thuyết phục. {email}”
- Sử dụng dữ liệu thực tế:
- “Hãy tìm kiếm thông tin về [chủ đề] và sử dụng nó để viết một email thuyết phục về [mục đích].”
- “Sử dụng dữ liệu thời tiết hiện tại ở [địa điểm] để tạo một email cá nhân hóa cho [người nhận].”
- “Tìm kiếm một bài báo liên quan đến [chủ đề] và sử dụng nó để làm dẫn chứng trong email.”
- Tạo email theo mẫu:
- “Hãy tạo một email theo mẫu sau: [mẫu email]. Thay thế các thông tin [thông tin cần thay thế] bằng thông tin phù hợp.”
- “Sử dụng mẫu email sau để viết một email [mục đích email] cho [người nhận]. {mẫu email}”
- Tạo email đa ngôn ngữ:
- “Hãy dịch email sau sang tiếng [ngôn ngữ] và đảm bảo giữ nguyên ý nghĩa và giọng văn. {email}”
- “Viết một email [mục đích email] bằng tiếng [ngôn ngữ], sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và phù hợp với văn hóa.”
Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng AI Để Soạn Email
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Dù AI có thông minh đến đâu, bạn vẫn cần kiểm tra kỹ lưỡng email trước khi gửi để đảm bảo tính chính xác và phù hợp.
- Điều chỉnh giọng văn: AI có thể tạo ra email chuyên nghiệp, nhưng bạn có thể cần điều chỉnh giọng văn để phù hợp với phong cách cá nhân và mối quan hệ với người nhận.
Kết luận
Hãy thử áp dụng những hướng dẫn trên và khám phá những lợi ích mà AI mang lại cho công việc của bạn nhé!