Làm Chủ Hàm IF, IFS và IFERROR trong Google Sheets

Khả năng xử lý dữ liệu linh hoạt và mạnh mẽ của Google Sheet giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. Và trong số những hàm quan trọng nhất, không thể không nhắc đến IF, IFS và IFERROR. Đây là những “công cụ” lợi hại giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, xử lý lỗi một cách thông minh và tạo ra những bảng tính chuyên nghiệp.
1. Hàm IF: Nền Tảng Của Logic Có Điều Kiện
1.1. Khái Niệm và Cú Pháp
Hàm IF là một trong những hàm logic cơ bản nhất trong Google Sheets. Nó cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng (TRUE), và một giá trị khác nếu điều kiện đó sai (FALSE).
Cú pháp:
IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false)
Trong đó:
logical_expression
: Biểu thức logic bạn muốn kiểm tra. Biểu thức này có thể là một phép so sánh (ví dụ: A1 > 10), một hàm trả về TRUE hoặc FALSE (ví dụ: ISBLANK(A1)), hoặc một công thức phức tạp hơn.value_if_true
: Giá trị sẽ được trả về nếulogical_expression
là TRUE.value_if_false
: Giá trị sẽ được trả về nếulogical_expression
là FALSE.
1.2. Ví Dụ Minh Họa
Ví dụ 1: Kiểm tra điểm thi
Giả sử bạn có một bảng điểm và muốn đánh giá kết quả của từng học sinh. Nếu điểm lớn hơn hoặc bằng 5, bạn muốn hiển thị “Đạt”, ngược lại hiển thị “Không đạt”.
Tên học sinh | Điểm | Kết quả |
---|---|---|
Nguyễn Văn A | 7 | |
Trần Thị B | 4 | |
Lê Văn C | 9 | |
Phạm Thị D | 6 | |
Hoàng Văn E | 3 |
Công thức tại ô C2 sẽ là:
=IF(B2>=5, "Đạt", "Không đạt")

Sau đó, bạn chỉ cần kéo công thức xuống các ô còn lại để áp dụng cho toàn bộ danh sách.


Ví dụ 2: Tính tiền thưởng theo doanh số
Bạn có một bảng doanh số và muốn tính tiền thưởng cho nhân viên. Nếu doanh số lớn hơn 100 triệu, thưởng 10%, ngược lại thưởng 5%.
Nhân viên | Doanh số (triệu) | Tiền thưởng (triệu) |
---|---|---|
Nguyễn Văn A | 120 | |
Trần Thị B | 80 | |
Lê Văn C | 150 | |
Phạm Thị D | 90 |
Công thức tại ô C2 sẽ là:
=IF(B2>100, B2*0.1, B2*0.05)


Ví dụ 3: Sử dụng IF với các hàm khác
Bạn có thể kết hợp hàm IF với các hàm khác để tạo ra những công thức phức tạp hơn. Ví dụ, bạn muốn kiểm tra xem một ô có trống hay không, nếu trống thì hiển thị “Chưa nhập”, ngược lại hiển thị nội dung của ô đó.
=IF(ISBLANK(A1), "Chưa nhập", A1)
1.3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hàm IF
- Kiểm tra kỹ điều kiện: Đảm bảo rằng
logical_expression
của bạn được xây dựng chính xác để tránh kết quả sai lệch. - Sử dụng dấu ngoặc kép cho chuỗi văn bản: Khi bạn muốn trả về một chuỗi văn bản, hãy nhớ đặt nó trong dấu ngoặc kép (ví dụ: “Đạt”, “Không đạt”).
- Kết hợp IF với các hàm khác: Đừng ngần ngại kết hợp IF với các hàm khác để tạo ra những công thức mạnh mẽ hơn.
- Lồng ghép IF: Bạn có thể lồng ghép nhiều hàm IF vào nhau để xử lý nhiều điều kiện khác nhau (sẽ được đề cập chi tiết hơn ở phần sau).
2. Hàm IFS: Xử Lý Nhiều Điều Kiện Một Cách Dễ Dàng
2.1. Khái Niệm và Cú Pháp
Hàm IFS là một phiên bản nâng cấp của hàm IF, cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên được thỏa mãn. Điều này giúp bạn tránh được việc lồng ghép quá nhiều hàm IF, làm cho công thức trở nên phức tạp và khó đọc.
Cú pháp:
IFS(condition1, value1, [condition2, value2, ...])
Trong đó:
condition1
: Điều kiện logic đầu tiên bạn muốn kiểm tra.value1
: Giá trị sẽ được trả về nếucondition1
là TRUE.condition2, value2, ...
: Các cặp điều kiện và giá trị tiếp theo. Bạn có thể thêm bao nhiêu cặp tùy thích.
2.2. Ví Dụ Minh Họa
Ví dụ 1: Xếp loại học lực
Giả sử bạn muốn xếp loại học lực của học sinh dựa trên điểm trung bình:
- Điểm >= 9: Xuất sắc
- Điểm >= 8: Giỏi
- Điểm >= 6.5: Khá
- Điểm >= 5: Trung bình
- Điểm < 5: Yếu
Tên học sinh | Điểm TB | Xếp loại |
Nguyễn Văn A | 9.2 | |
Trần Thị B | 7.8 | |
Lê Văn C | 6.5 | |
Phạm Thị D | 4.8 | |
Hoàng Văn E | 8.5 |
Công thức tại ô C2 sẽ là:
=IFS(B2>=9, "Xuất sắc", B2>=8, "Giỏi", B2>=6.5, "Khá", B2>=5, "Trung bình", TRUE, "Yếu")


Lưu ý:
- Hàm IFS sẽ kiểm tra các điều kiện theo thứ tự từ trái sang phải.
- Nếu không có điều kiện nào đúng, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Để tránh lỗi này, bạn có thể thêm một điều kiện cuối cùng luôn đúng (ví dụ:
TRUE
) và giá trị tương ứng.
2.3. So Sánh IFS và IF Lồng Nhau
Bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách lồng ghép nhiều hàm IF, nhưng IFS sẽ giúp công thức của bạn dễ đọc và dễ bảo trì hơn.
Ví dụ: Xếp loại học lực bằng IF lồng nhau:
=IF(B2>=9, "Xuất sắc", IF(B2>=8, "Giỏi", IF(B2>=6.5, "Khá", IF(B2>=5, "Trung bình", "Yếu"))))
Bạn có thể thấy rằng công thức này dài hơn và khó đọc hơn so với công thức sử dụng IFS.
2.4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hàm IFS
- Thứ tự điều kiện: Hãy sắp xếp các điều kiện theo thứ tự logic để đảm bảo kết quả chính xác.
- Điều kiện cuối cùng: Thêm một điều kiện cuối cùng luôn đúng để tránh lỗi #N/A.
- Đọc kỹ công thức: Khi công thức trở nên phức tạp, hãy dành thời gian đọc kỹ để đảm bảo bạn hiểu rõ logic của nó.
3. Hàm IFERROR: Xử Lý Lỗi Một Cách Thông Minh
3.1. Khái Niệm và Cú Pháp
Hàm IFERROR cho phép bạn xử lý các lỗi có thể xảy ra trong công thức của mình. Thay vì hiển thị các thông báo lỗi khó hiểu như #DIV/0!, #VALUE!, #N/A, bạn có thể thay thế chúng bằng một giá trị hoặc thông báo tùy chỉnh.
Cú pháp:
IFERROR(value, value_if_error)
Trong đó:
value
: Công thức hoặc giá trị bạn muốn kiểm tra lỗi.value_if_error
: Giá trị sẽ được trả về nếuvalue
trả về lỗi.
3.2. Ví Dụ Minh Họa
Ví dụ 1: Xử lý lỗi chia cho 0
Giả sử bạn có một bảng tính và muốn tính tỷ lệ giữa hai cột. Nếu cột mẫu số có giá trị bằng 0, bạn sẽ gặp lỗi #DIV/0!. Để tránh lỗi này, bạn có thể sử dụng IFERROR.
Số lượng | Tổng tiền | Tỷ lệ |
10 | 100 | |
20 | 200 | |
15 | 0 | |
0 | 50 |
Công thức tại ô C2 sẽ là:
=IFERROR(B2/A2, 0)

Trong trường hợp A5 bằng 0, công thức sẽ trả về 0 thay vì lỗi #DIV/0!.

Ví dụ 2: Xử lý lỗi tìm kiếm
Khi sử dụng các hàm tìm kiếm như VLOOKUP hoặc HLOOKUP, nếu không tìm thấy giá trị, bạn sẽ gặp lỗi #N/A. Bạn có thể sử dụng IFERROR để thay thế lỗi này bằng một thông báo tùy chỉnh.
=IFERROR(VLOOKUP(A1, Sheet2!A:B, 2, FALSE), "Không tìm thấy")
Ví dụ 3: Xử lý lỗi trong công thức phức tạp
Bạn có thể sử dụng IFERROR để xử lý lỗi trong bất kỳ công thức nào, giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ sử dụng hơn.
3.3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Hàm IFERROR
- Xác định rõ lỗi: Hãy xác định rõ loại lỗi bạn muốn xử lý để chọn giá trị thay thế phù hợp.
- Sử dụng thông báo rõ ràng: Thay vì để trống, hãy sử dụng các thông báo rõ ràng để người dùng biết được vấn đề.
- Kết hợp với các hàm khác: Bạn có thể kết hợp IFERROR với các hàm khác để tạo ra những công thức mạnh mẽ hơn.
4. Ứng Dụng Thực Tế Của IF, IFS và IFERROR Trong Công Việc Văn Phòng
Các hàm IF, IFS và IFERROR không chỉ là những công cụ lý thuyết, mà còn có rất nhiều ứng dụng thực tế trong công việc văn phòng hàng ngày:
- Báo cáo: Tạo các báo cáo tự động, phân loại dữ liệu, tính toán các chỉ số dựa trên điều kiện.
- Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ dự án, xác định các công việc cần ưu tiên, cảnh báo các rủi ro.
- Quản lý nhân sự: Tính lương, thưởng, đánh giá hiệu suất nhân viên.
- Quản lý kho: Theo dõi số lượng hàng tồn kho, cảnh báo khi hàng sắp hết.
- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu bán hàng, dữ liệu khách hàng, dữ liệu marketing.
- Tự động hóa công việc: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và công sức.
5. Mẹo Nâng Cao Khi Sử Dụng IF, IFS và IFERROR
- Sử dụng tên dải ô: Thay vì sử dụng địa chỉ ô trực tiếp, hãy sử dụng tên dải ô để công thức dễ đọc và dễ bảo trì hơn.
- Sử dụng Data Validation: Kết hợp IF, IFS với Data Validation để tạo ra các bảng tính tương tác và thông minh hơn.
- Sử dụng Conditional Formatting: Kết hợp IF, IFS với Conditional Formatting để làm nổi bật các dữ liệu quan trọng.
- Thực hành thường xuyên: Cách tốt nhất để làm chủ các hàm này là thực hành thường xuyên với các ví dụ thực tế.
Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích và giúp bạn tự tin hơn khi sử dụng Google Sheets trong công việc hàng ngày. Hãy bắt đầu thực hành ngay hôm nay để làm chủ những hàm này và nâng cao năng suất làm việc của bạn!