Khám Phá Các Hàm Google Sheets Cơ Bản

Trong bài viết này chúng ta cùng nhau đi vào tìm hiểu hàm cơ bản trong Google Sheet. Việc nắm vững các hàm cơ bản này là vô cùng cần thiết để chúng ta có thể gia tăng hiệu suất công việc. Bây giờ chúng ta hãy cùng nhau đi vào tìm hiểu nhé!

Hàm Là Gì?

Hãy tưởng tượng bạn cần tính tổng doanh thu của cả năm từ bảng dữ liệu chi tiết. Bạn có thể cộng từng con số lại với nhau, nhưng điều đó sẽ mất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt đối với dữ liệu số lượng lớn. Vậy lúc này thì hàm sẽ phát huy đối ta tác dụng của nó.

Hàm (Function) là một công thức được tích hợp sẵn trong Google Sheets, thực hiện các phép tính cụ thể. Thay vì phải tự viết công thức phức tạp, bạn chỉ cần gọi hàm và cung cấp các giá trị cần thiết. Tuy nhiên để sử dụng hàm thì bạn cần nắm vững các loại dữ liệu trong Google Sheet để có thể áp dụng một cách hiệu quả nhé!

Lợi ích của việc sử dụng hàm:

• Tiết kiệm thời gian: Hàm giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp một cách nhanh chóng.
• Giảm thiểu sai sót: Hàm đã được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác của kết quả.
• Dễ dàng cập nhật: Khi dữ liệu thay đổi, bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu đầu vào, hàm sẽ tự động tính toán lại kết quả.
• Tái sử dụng: Bạn có thể sử dụng lại hàm cho nhiều bảng tính khác nhau.

Cấu Trúc Của Một Hàm

Để sử dụng hàm hiệu quả, bạn cần hiểu rõ cấu trúc của nó:

=TÊN_HÀM(đối_số_1, đối_số_2, ...)

• = (Dấu bằng): Bắt đầu mọi công thức và hàm trong Google Sheets.
• TÊN_HÀM: Tên của hàm bạn muốn sử dụng (ví dụ: SUM, AVERAGE, COUNT).
• () (Dấu ngoặc đơn): Bao quanh các đối số của hàm.
• đối_số_1, đối_số_2, ...: Các giá trị mà hàm cần để thực hiện phép tính. Các đối số có thể là số, văn bản, địa chỉ ô, hoặc một phạm vi ô.
• , (Dấu phẩy) hoặc ; (Dấu chấm phẩy): Dùng để phân tách các đối số. Dấu phân tách phụ thuộc vào cài đặt khu vực của bạn. Google Sheets sẽ hiển thị dấu phân tách đúng khi bạn nhập hàm.

Lưu ý quan trọng:

• Cú pháp (Syntax): Bạn cần tuân thủ đúng cú pháp của hàm. Nếu không, Sheets sẽ báo lỗi.
• Đối số (Arguments): Cung cấp đúng loại đối số mà hàm yêu cầu. Ví dụ, hàm SUM cần các giá trị số hoặc địa chỉ ô chứa số.
• Dấu ngoặc vuông []: Cho biết đối số là tùy chọn. Bạn có thể bỏ qua đối số này nếu không cần thiết.

Các Hàm Cơ Bản Nhất Định Phải Biết

Dưới đây là danh sách các hàm cơ bản mà mọi người dùng Google Sheets nên biết:

1. Hàm SUM – Tính Tổng

Mục đích: Tính tổng các giá trị số.

Cú pháp:

=SUM(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị số hoặc phạm vi ô chứa số mà bạn muốn tính tổng.

Ví dụ:

2. Hàm AVERAGE – Tính Trung Bình

Mục đích: Tính trung bình cộng của các giá trị số.

Cú pháp:

=AVERAGE(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị số hoặc phạm vi ô chứa số mà bạn muốn tính trung bình.

Ví dụ:

3. Hàm COUNT – Đếm Số Ô Chứa Số

Mục đích: Đếm số lượng ô trong một phạm vi chứa giá trị số.

Cú pháp:

=COUNT(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị hoặc phạm vi ô mà bạn muốn đếm.

Ví dụ:

Công thức =COUNT(A1:A4) trả về kết quả là 3 vì chỉ có ba ô chứa giá trị số (A1, A2 và A4). Ô A3 chứa chuỗi văn bản “Hello” nên không được tính vào kết quả của hàm COUNT.

4. Hàm COUNTA – Đếm Số Ô Không Trống

Mục đích: Đếm số lượng ô trong một phạm vi không trống (chứa bất kỳ giá trị nào, kể cả văn bản, số, ngày tháng, v.v.).

Cú pháp:

=COUNTA(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị hoặc phạm vi ô mà bạn muốn đếm.

Ví dụ:

5. Hàm COUNTUNIQUE – Đếm Số Giá Trị Duy Nhất

Mục đích: Đếm số lượng giá trị duy nhất trong một phạm vi.

Cú pháp:

=COUNTUNIQUE(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị hoặc phạm vi ô mà bạn muốn đếm số lượng giá trị duy nhất.

Ví dụ:

6. Hàm MAX – Tìm Giá Trị Lớn Nhất

Mục đích: Tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp các giá trị số.

Cú pháp:

=MAX(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị số hoặc phạm vi ô chứa số mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.

Ví dụ:

7. Hàm MIN – Tìm Giá Trị Nhỏ Nhất

Mục đích: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các giá trị số.

Cú pháp:

=MIN(giá_trị_1, [giá_trị_2, ...])

• giá_trị_1, giá_trị_2, ...: Các giá trị số hoặc phạm vi ô chứa số mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.

Ví dụ:

8. Hàm IF – Kiểm Tra Điều Kiện

Mục đích: Trả về một giá trị nếu điều kiện là đúng và một giá trị khác nếu điều kiện là sai.

Cú pháp:

=IF(điều_kiện, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)

• điều_kiện: Biểu thức logic để kiểm tra (ví dụ: A1>10, B2="Yes").
• giá_trị_nếu_đúng: Giá trị trả về nếu điều kiện là đúng.
• giá_trị_nếu_sai: Giá trị trả về nếu điều kiện là sai.

Ví dụ:

9. Hàm VLOOKUP – Tìm Kiếm Giá Trị Theo Hàng Dọc

Mục đích: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một phạm vi và trả về giá trị từ một cột khác trên cùng hàng.

Cú pháp:

=VLOOKUP(giá_trị_tìm_kiếm, phạm_vi_tìm_kiếm, chỉ_số_cột, [is_sorted])

• giá_trị_tìm_kiếm: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
• phạm_vi_tìm_kiếm: Phạm vi ô chứa dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Cột đầu tiên của phạm vi này sẽ được sử dụng để tìm kiếm giá_trị_tìm_kiếm.
• chỉ_số_cột: Số thứ tự của cột trong phạm_vi_tìm_kiếm chứa giá trị bạn muốn trả về (cột đầu tiên là 1).
• [is_sorted]: (Tùy chọn) Cho biết cột đầu tiên của phạm_vi_tìm_kiếm đã được sắp xếp hay chưa. Nếu TRUE hoặc bỏ qua, VLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng. Nếu FALSE, VLOOKUP sẽ chỉ tìm kiếm giá trị chính xác. Nên sử dụng FALSE để đảm bảo kết quả chính xác.

Ví dụ:

Bạn cần tìm mã sản phẩm SP002 để lấy tên sản phẩm trong bảng trên. Ở đây giá trị tìm kiếm mình sẽ đặt ở ô B5.
Công thức sẽ là:

=VLOOKUP(B5, A2:C4, 2, FALSE)

Hình ảnh kết quả:

Cách hoạt động của VLOOKUP:

1. Giá trị cần tìm (lookup_value): Là giá trị bạn muốn tìm kiếm, trong trường hợp này là giá trị trong ô B5 (“SP002”).
2. Bảng dữ liệu (table_array): Là bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm, trong trường hợp này là dải ô A2:C4.
3. Số thứ tự cột (col_index_num): Là số thứ tự của cột trong bảng dữ liệu mà bạn muốn trả về giá trị tương ứng, trong trường hợp này là cột 2 (Tên Sản Phẩm).
4. Dạng tìm kiếm (range_lookup): Là lựa chọn để tìm kiếm chính xác hoặc gần đúng. FALSE có nghĩa là tìm kiếm chính xác.

10. Hàm HLOOKUP – Tìm Kiếm Giá Trị Theo Hàng Ngang

Mục đích: Tương tự như VLOOKUP, nhưng tìm kiếm theo hàng ngang thay vì hàng dọc.

Cú pháp:

=HLOOKUP(giá_trị_tìm_kiếm, phạm_vi_tìm_kiếm, chỉ_số_hàng, [is_sorted])

• giá_trị_tìm_kiếm: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
• phạm_vi_tìm_kiếm: Phạm vi ô chứa dữ liệu bạn muốn tìm kiếm. Hàng đầu tiên của phạm vi này sẽ được sử dụng để tìm kiếm giá_trị_tìm_kiếm.
• chỉ_số_hàng: Số thứ tự của hàng trong phạm_vi_tìm_kiếm chứa giá trị bạn muốn trả về (hàng đầu tiên là 1).
• [is_sorted]: (Tùy chọn) Cho biết hàng đầu tiên của phạm_vi_tìm_kiếm đã được sắp xếp hay chưa. Nếu TRUE hoặc bỏ qua, HLOOKUP sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng. Nếu FALSE, HLOOKUP sẽ chỉ tìm kiếm giá trị chính xác. Nên sử dụng FALSE để đảm bảo kết quả chính xác.

Ví dụ:

Bạn cần tìm mã sản phẩm SP002 để lấy tên giá sản phẩm trong bảng trên. Ở đây giá trị tìm kiếm mình sẽ đặt ở ô B4.
Công thức sẽ là:

=HLOOKUP(B4, A1:D3, 3, FALSE) 

Hình ảnh kết quả:

Giải thích: Hàm HLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong hàng đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một hàng khác. Trong ví dụ của bạn:

• Giá trị cần tìm (lookup_value): Là giá trị trong ô B4 (“SP002”).
• Bảng dữ liệu (table_array): Là bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm, trong trường hợp này là dải ô A1:D3.
• Số thứ tự hàng (row_index_num): Là số thứ tự của hàng trong bảng dữ liệu mà bạn muốn trả về giá trị tương ứng, trong trường hợp này là hàng 3 (Giá).
• Dạng tìm kiếm (range_lookup): FALSE có nghĩa là tìm kiếm chính xác.

11. Hàm INDEX và MATCH – Linh Hoạt Hơn VLOOKUP/HLOOKUP

INDEX và MATCH là hai hàm mạnh mẽ có thể kết hợp với nhau để thực hiện các tìm kiếm phức tạp hơn so với VLOOKUP và HLOOKUP.

• MATCH: Tìm vị trí của một giá trị trong một phạm vi.
• INDEX: Trả về giá trị tại một vị trí cụ thể trong một phạm vi.

Cú pháp:

• MATCH(giá_trị_tìm_kiếm, phạm_vi_tìm_kiếm, [kiểu_trùng_khớp])
• INDEX(phạm_vi, số_hàng, [số_cột])

Ví dụ:

Sử dụng lại bảng dữ liệu sản phẩm từ ví dụ VLOOKUP:

Để tìm giá của sản phẩm có mã SP002, ta có thể sử dụng công thức sau:

=INDEX(C1:C3, MATCH("SP002", A1:A3, 0))

Hàm MATCH:

• Công thức: MATCH("SP002", A1:A3, 0)
• Tìm kiếm giá trị “SP002” trong phạm vi A1:A3.
• Tham số 0 cho biết tìm kiếm chính xác.
• Kết quả: Hàm MATCH sẽ trả về vị trí của “SP002” trong phạm vi A1:A3, cụ thể là vị trí 2 (vì “SP002” nằm ở ô A2).

Hàm INDEX:

• Công thức: INDEX(C1:C3, 2)
• Lấy giá trị từ phạm vi C1:C3 tại vị trí được xác định bởi hàm MATCH, cụ thể là vị trí 2.
• Kết quả: Giá trị tại ô C2 trong phạm vi C1:C3, đó là 250 (giá của sản phẩm “Quần jean”).

Kết hợp:

• Công thức đầy đủ: =INDEX(C1:C3, MATCH("SP002", A1:A3, 0))
  • Hàm MATCH trả về vị trí 2.
  • Hàm INDEX lấy giá trị tại vị trí 2 trong phạm vi C1:C3, đó là 250.

Ưu điểm của INDEX và MATCH so với VLOOKUP và HLOOKUP:

• Linh hoạt hơn: Bạn có thể tìm kiếm theo cả hàng và cột, không bị giới hạn ở cột đầu tiên hoặc hàng đầu tiên.
• Ít bị ảnh hưởng bởi việc chèn/xóa cột: Nếu bạn chèn hoặc xóa cột trong phạm vi tìm kiếm của VLOOKUP, công thức có thể bị sai. INDEX và MATCH không bị ảnh hưởng bởi điều này.

12. Hàm CONCATENATE – Nối Chuỗi Văn Bản

Mục đích: Nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản lại với nhau.

Cú pháp:

=CONCATENATE(chuỗi_1, [chuỗi_2, ...])

• chuỗi_1, chuỗi_2, ...: Các chuỗi văn bản bạn muốn nối.

Ví dụ:

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng toán tử & để nối chuỗi văn bản:

=A1 & " " & A2 // Tương đương với CONCATENATE(A1, " ", A2)

13. Hàm LEFT, RIGHT, MID – Trích Xuất Chuỗi Văn Bản

Các hàm này cho phép bạn trích xuất một phần của chuỗi văn bản:

• LEFT: Trích xuất một số ký tự từ bên trái của chuỗi.
• RIGHT: Trích xuất một số ký tự từ bên phải của chuỗi.
• MID: Trích xuất một số ký tự từ giữa chuỗi.

Cú pháp:

• LEFT(chuỗi, số_ký_tự)
• RIGHT(chuỗi, số_ký_tự)
• MID(chuỗi, vị_trí_bắt_đầu, số_ký_tự)

Ví dụ:

14. Hàm UPPER, LOWER, PROPER – Thay Đổi Kiểu Chữ

Các hàm này cho phép bạn thay đổi kiểu chữ của chuỗi văn bản:

• UPPER: Chuyển đổi tất cả các ký tự thành chữ hoa.
• LOWER: Chuyển đổi tất cả các ký tự thành chữ thường.
• PROPER: Chuyển đổi chữ cái đầu của mỗi từ thành chữ hoa.

Cú pháp:

• UPPER(chuỗi)
• LOWER(chuỗi)
• PROPER(chuỗi)

Ví dụ:

15. Hàm TODAY, NOW – Lấy Ngày và Thời Gian Hiện Tại

• TODAY: Trả về ngày hiện tại.
• NOW: Trả về ngày và thời gian hiện tại.

Cú pháp:

• TODAY()
• NOW()

Ví dụ:

• =TODAY(): Trả về ngày hiện tại (ví dụ: 20/04/2024).
• =NOW(): Trả về ngày và thời gian hiện tại (ví dụ: 20/04/2024 10:30:00).

16. Hàm DATE, YEAR, MONTH, DAY – Xử Lý Ngày Tháng

• DATE: Tạo một ngày từ năm, tháng và ngày.
• YEAR: Trả về năm của một ngày.
• MONTH: Trả về tháng của một ngày.
• DAY: Trả về ngày của một ngày.

Cú pháp:

• DATE(năm, tháng, ngày)
• YEAR(ngày)
• MONTH(ngày)
• DAY(ngày)

Ví dụ:

17. Hàm SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF – Tính Toán Có Điều Kiện

Các hàm này cho phép bạn tính tổng, tính trung bình hoặc đếm các giá trị dựa trên một điều kiện:

• SUMIF: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện.
• AVERAGEIF: Tính trung bình các giá trị trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện.
• COUNTIF: Đếm số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện.

Cú pháp:

• SUMIF(phạm_vi_điều_kiện, điều_kiện, [phạm_vi_tính_tổng])
• AVERAGEIF(phạm_vi_điều_kiện, điều_kiện, [phạm_vi_tính_trung_bình])
• COUNTIF(phạm_vi_điều_kiện, điều_kiện)

Ví dụ:

Để tính tổng doanh thu của sản phẩm “Áo sơ mi”, ta có thể sử dụng công thức sau:

=SUMIF(A1:A4, "Áo sơ mi", B1:B4) // Kết quả là 350

18. Hàm SUMIFS, AVERAGEIFS, COUNTIFS – Tính Toán Với Nhiều Điều Kiện

Các hàm này tương tự như SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF, nhưng cho phép bạn sử dụng nhiều điều kiện:

• SUMIFS: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng nhiều điều kiện.
• AVERAGEIFS: Tính trung bình các giá trị trong một phạm vi đáp ứng nhiều điều kiện.
• COUNTIFS: Đếm số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng nhiều điều kiện.

Cú pháp:

• SUMIFS(phạm_vi_tính_tổng, phạm_vi_điều_kiện_1, điều_kiện_1, [phạm_vi_điều_kiện_2, điều_kiện_2, ...])
• AVERAGEIFS(phạm_vi_tính_trung_bình, phạm_vi_điều_kiện_1, điều_kiện_1, [phạm_vi_điều_kiện_2, điều_kiện_2, ...])
• COUNTIFS(phạm_vi_điều_kiện_1, điều_kiện_1, [phạm_vi_điều_kiện_2, điều_kiện_2, ...])

Ví dụ:

Để tính tổng doanh thu của sản phẩm “Áo sơ mi” ở khu vực “Bắc”, ta có thể sử dụng công thức sau:

=SUMIFS(B1:B4, A1:A4, "Áo sơ mi", C1:C4, "Bắc") // Kết quả là 350

Ứng dụng thực tế:

• Tính tổng doanh thu của một sản phẩm cụ thể ở một khu vực cụ thể.
• Tính trung bình điểm của học sinh giỏi ở một lớp cụ thể.
• Đếm số lượng khách hàng đến từ một quốc gia cụ thể và mua một sản phẩm cụ thể.

19. Hàm TRANSPOSE – Chuyển Đổi Hàng Thành Cột và Ngược Lại

Mục đích: Chuyển đổi một phạm vi ô từ hàng thành cột hoặc ngược lại.

Cú pháp:

=TRANSPOSE(phạm_vi)

• phạm_vi: Phạm vi ô bạn muốn chuyển đổi.

Ví dụ:

Nếu bạn có dữ liệu sau:

Công thức =TRANSPOSE(A1:C1) sẽ tạo ra kết quả sau:

20. Hàm UNIQUE – Lọc Giá Trị Duy Nhất

Mục đích: Trả về danh sách các giá trị duy nhất từ một phạm vi, loại bỏ các giá trị trùng lặp.

Cú pháp:

=UNIQUE(phạm_vi)

• phạm_vi: Phạm vi ô bạn muốn lọc các giá trị duy nhất.

Ví dụ:

Nếu bạn có danh sách sau:

Công thức =UNIQUE(A1:A5) sẽ trả về:

Mẹo và Thủ Thuật Sử Dụng Hàm

Sử dụng gợi ý của Google Sheets: Khi bạn bắt đầu nhập tên hàm, Google Sheets sẽ hiển thị danh sách các hàm có liên quan và mô tả cú pháp của chúng.

Sử dụng phím F1 hoặc nhấp vào biểu tượng ?: Để xem trợ giúp chi tiết về một hàm cụ thể.

Kết hợp các hàm: Bạn có thể kết hợp nhiều hàm với nhau để tạo ra các công thức phức tạp hơn. Ví dụ: =SUM(IF(A1:A10>0, A1:A10, 0)) sẽ tính tổng các giá trị dương trong phạm vi A1:A10.

Sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối: Tham chiếu ô tuyệt đối (ví dụ: $A$1) sẽ không thay đổi khi bạn sao chép công thức, trong khi tham chiếu ô tương đối (ví dụ: A1) sẽ thay đổi.

Đặt tên cho các phạm vi: Để dễ dàng quản lý và sử dụng lại các phạm vi ô, bạn có thể đặt tên cho chúng bằng cách chọn Dữ liệu > Phạm vi được đặt tên.

Sử dụng chức năng “Quick aggregation toolbar”: Chọn một phạm vi ô chứa số, Google Sheets sẽ tự động hiển thị tổng, trung bình, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất và số lượng giá trị ở góc dưới bên phải của màn hình.

Sử dụng trang Google Trợ giúp: để hiện thị tất cả các hàm được sử dụng trong Google Sheet.

Kết Luận

Bằng cách thực hành thường xuyên và khám phá các hàm nâng cao hơn,chúng ta sẽ dễ dàng hiểu hơn về cách áp dụng nó vào thực tế. Chúc bạn thành công.