Hướng Dẫn Về Hàm Và Công Thức Google Sheet
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá sức mạnh của hàm và công thức trong Google Sheets để tối ưu hiệu quả khả năng tính toán và xử lý dữ liệu nhé. Đừng lo lắng nếu bạn là người mới bắt đầu, chúng ta sẽ cùng nhau đi vào tìm hiểu mọi thứ một cách chi tiết, dễ hiểu, kèm theo ví dụ minh họa nha. Nào bắt đầu thôi.
Tại Sao Bạn Cần Công Thức Google Sheet?
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải tính toán thủ công, bạn có thể sử dụng công thức để tự động hóa các phép tính phức tạp, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần.
- Nâng cao độ chính xác: Công thức giúp loại bỏ sai sót do tính toán thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và báo cáo của bạn.
Công Thức Google Sheets
1. Cấu Trúc Cơ Bản Của Một Công Thức
Mọi công thức trong Google Sheets đều bắt đầu bằng dấu bằng (=). Sau dấu bằng là các thành phần sau:
- Toán tử: Các ký hiệu toán học như +, -, *, /, ^ (lũy thừa), & (nối chuỗi).
- Hằng số: Các giá trị số hoặc chuỗi văn bản được nhập trực tiếp vào công thức (ví dụ: 10, “Hello”).
- Tham chiếu ô: Địa chỉ của một ô hoặc một vùng ô chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng trong công thức (ví dụ: A1, B2:B10).
Ví dụ:
=A1 + B2 * 10
Trong công thức Google Sheet này:
=là dấu bằng, báo hiệu bắt đầu công thức.A1vàB2là tham chiếu ô.+và*là toán tử.10là hằng số.
2. Các Toán Tử Cơ Bản
Dưới đây là danh sách các toán tử cơ bản trong Google Sheets:
| Toán tử | Mô tả | Ví dụ | Kết quả |
|---|---|---|---|
| + | Cộng | =2 + 3 | 5 |
| – | Trừ | =5 – 2 | 3 |
| * | Nhân | =4 * 5 | 20 |
| / | Chia | =10 / 2 | 5 |
| ^ | Lũy thừa | =2 ^ 3 | 8 |
| & | Nối chuỗi văn bản | =”Hello” & ” ” & “World” | “Hello World” |
| = | Bằng | =A1 = B1 | TRUE hoặc FALSE |
| > | Lớn hơn | =A1 > B1 | TRUE hoặc FALSE |
| < | Nhỏ hơn | =A1 < B1 | TRUE hoặc FALSE |
| >= | Lớn hơn hoặc bằng | =A1 >= B1 | TRUE hoặc FALSE |
| <= | Nhỏ hơn hoặc bằng | =A1 <= B1 | TRUE hoặc FALSE |
| <> | Không bằng | =A1 <> B1 |
3. Thứ Tự Ưu Tiên Của Toán Tử
Khi một công thức chứa nhiều toán tử, Google Sheets sẽ thực hiện các phép tính theo thứ tự ưu tiên sau:
- Dấu ngoặc đơn
() - Lũy thừa
^ - Nhân
*và Chia/ - Cộng
+và Trừ-
Nếu các toán tử có cùng thứ tự ưu tiên, Google Sheets sẽ thực hiện các phép tính từ trái sang phải.
Ví dụ:
=2 + 3 * 4 sẽ cho kết quả là 14 (vì phép nhân được thực hiện trước phép cộng).
=(2 + 3) * 4 sẽ cho kết quả là 20 (vì phép cộng trong ngoặc đơn được thực hiện trước).
4. Tham Chiếu Ô
Tham chiếu ô là cách bạn chỉ định một ô hoặc một vùng ô trong công thức. Có ba loại tham chiếu ô:
- Tham chiếu tương đối: Thay đổi khi bạn sao chép công thức sang ô khác (ví dụ:
A1). - Tham chiếu tuyệt đối: Không thay đổi khi bạn sao chép công thức (ví dụ:
$A$1). - Tham chiếu hỗn hợp: Một phần thay đổi, một phần không thay đổi khi bạn sao chép công thức (ví dụ:
$A1hoặcA$1).
Ví dụ:
Giả sử bạn có bảng dữ liệu sau:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Tên | Số lượng | Đơn giá |
| 2 | Bút | 10 | 2000 |
| 3 | Vở | 5 | 5000 |
| 4 | Sách | 2 | 10000 |
Nếu bạn nhập công thức =B2*C2 vào ô D2 và sao chép công thức này xuống các ô D3 và D4, bạn sẽ thấy:
- Ô D2:
=B2*C2(kết quả: 20000) - Ô D3:
=B3*C3(kết quả: 25000) - Ô D4:
=B4*C4(kết quả: 20000)
Đây là tham chiếu tương đối, vì các tham chiếu ô tự động thay đổi khi bạn sao chép công thức.
Nếu bạn muốn tính tổng số tiền của tất cả các sản phẩm, bạn có thể sử dụng công thức =SUM(D2:D4).
Các Hàm Cơ Bản Trong Google Sheet
Google Sheets cung cấp rất nhiều hàm dựng sẵn để bạn thực hiện các phép tính phức tạp. Dưới đây là một số hàm cơ bản và thường dùng:
| Hàm | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| SUM | Tính tổng các giá trị trong một vùng ô | =SUM(A1:A10) |
| AVERAGE | Tính trung bình cộng các giá trị trong một vùng ô | =AVERAGE(A1:A10) |
| COUNT | Đếm số ô chứa giá trị số trong một vùng ô | =COUNT(A1:A10) |
| COUNTA | Đếm số ô không trống trong một vùng ô | =COUNTA(A1:A10) |
| MAX | Tìm giá trị lớn nhất trong một vùng ô | =MAX(A1:A10) |
| MIN | Tìm giá trị nhỏ nhất trong một vùng ô | =MIN(A1:A10) |
| IF | Kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng, và một giá trị khác nếu sai | =IF(A1>10, “Lớn hơn 10”, “Nhỏ hơn hoặc bằng 10”) |
| VLOOKUP | Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác | =VLOOKUP(A1, B1:C10, 2, FALSE) |
| HLOOKUP | Tương tự như VLOOKUP, nhưng tìm kiếm theo hàng thay vì cột | |
| INDEX | Trả về giá trị của một ô tại một vị trí cụ thể trong một vùng ô | =INDEX(A1:C10, 2, 3) |
| MATCH | Tìm kiếm một giá trị trong một vùng ô và trả về vị trí tương đối của giá trị đó | =MATCH(A1, B1:B10, 0) |
| DATE | Tạo một giá trị ngày từ năm, tháng và ngày | =DATE(2023, 12, 31) |
| TODAY | Trả về ngày hiện tại | =TODAY() |
| NOW | Trả về ngày và giờ hiện tại | =NOW() |
| UPPER | Chuyển đổi chuỗi văn bản thành chữ hoa | =UPPER(“hello”) sẽ trả về “HELLO” |
| LOWER | Chuyển đổi chuỗi văn bản thành chữ thường | =LOWER(“WORLD”) sẽ trả về “world” |
| LEFT | Trả về một số ký tự từ bên trái của một chuỗi văn bản | =LEFT(“Google Sheets”, 6) sẽ trả về “Google” |
| RIGHT | Trả về một số ký tự từ bên phải của một chuỗi văn bản | =RIGHT(“Google Sheets”, 6) sẽ trả về “Sheets” |
| MID | Trả về một số ký tự từ giữa của một chuỗi văn bản | =MID(“Google Sheets”, 8, 5) sẽ trả về “Sheet” |
| LEN | Trả về độ dài của một chuỗi văn bản | =LEN(“Google Sheets”) sẽ trả về 13 |
Vì ở đây mình mới giới thiệu sơ qua nên bạn chỉ cần xem và hiểu ý nghĩa từng hàm là được nhé. Còn đi vào chi tiết cách sử dụng hàm thì mình sẽ giới thiệu tổng hợp hàm ở bài sau nhé.
Phân Biệt Giữa Công Thức và Hàm
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa công thức và hàm, nhưng thực tế chúng có sự khác biệt rõ rệt:
- Công thức: Là một biểu thức toán học do người dùng tự định nghĩa để thực hiện các phép tính. Công thức có thể bao gồm các toán tử, hằng số, tham chiếu ô và hàm.
- Hàm: Là một công thức dựng sẵn của Google Sheets thực hiện một phép tính cụ thể. Hàm giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cung cấp các phép tính phức tạp đã được định nghĩa sẵn.
Ví dụ:
=A1 + B1là một công thức.=SUM(A1:A10)là một hàm.
Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về công thức Google Sheets và cách sử dụng chúng để nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy nhớ rằng, chìa khóa để thành công là thực hành thường xuyên và không ngừng học hỏi. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục Google Sheets!
