Google Sheets: Khám Phá Sức Mạnh Của Bảng Tính Trực Tuyến

 Google Sheets: Khám Phá Sức Mạnh Của Bảng Tính Trực Tuyến

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí của Google, hoạt động tương tự như Microsoft Excel nhưng với nhiều ưu điểm vượt trội về tính linh hoạt và khả năng cộng tác. Với Google Sheets, bạn có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tại Sao Nên Chọn Google Sheets?

  • Miễn phí: Không cần phải trả bất kỳ chi phí nào, bạn có thể sử dụng Google Sheets với đầy đủ các tính năng.
  • Truy cập mọi lúc mọi nơi: Chỉ cần có kết nối internet, bạn có thể truy cập và làm việc với bảng tính của mình trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng).
  • Cộng tác dễ dàng: Chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp, bạn bè và cùng nhau làm việc trên một tài liệu duy nhất, theo dõi thay đổi theo thời gian thực.
  • Lưu trữ tự động: Mọi thay đổi đều được lưu tự động trên Google Drive, bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu.
  • Tính năng đa dạng: Google Sheets cung cấp đầy đủ các công cụ và hàm tính toán mạnh mẽ, đáp ứng mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao.
  • Tích hợp với các ứng dụng khác của Google: Dễ dàng kết nối với Google Forms, Google Docs, Google Slides và nhiều ứng dụng khác.

Google Sheets Có Thể Làm Được Những Gì?

Google Sheets không chỉ là một công cụ bảng tính thông thường. Bạn có thể sử dụng nó để:

  • Tạo báo cáo: Xây dựng các báo cáo trực quan, dễ hiểu về hiệu suất công việc, doanh thu, chi phí, v.v.
  • Phân tích dữ liệu: Sử dụng các hàm và công cụ phân tích để tìm ra xu hướng, mối quan hệ và thông tin quan trọng từ dữ liệu.
  • Quản lý dự án: Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm.
  • Tự động hóa công việc: Sử dụng Google Apps Script để tạo các ứng dụng tùy chỉnh, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
  • Xây dựng dashboard: Tạo các bảng điều khiển trực quan để theo dõi các chỉ số quan trọng.

Bắt Đầu Với Google Sheets

Truy cập Google Sheets:

Mở trình duyệt web và truy cập vào trang Google Sheets.

Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn (nếu chưa đăng nhập). Và dưới đây là màn hình khi bạn đã đăng nhập vào Google Sheet nhé.

Tạo Bảng Tính Mới:

Nhấp vào biểu tượng “+” (Trống) để tạo một bảng tính mới. Bạn cũng có thể chọn một mẫu có sẵn để bắt đầu nhanh hơn.

Thêm/Xóa/Đổi tên Sheet:

Thêm Sheet mới:

Nhấp vào nút dấu cộng lớn ở góc dưới bên trái của Google Sheet để thêm một Sheet mới (còn được gọi là Tab).

Tại sao nên sử dụng nhiều tab trong Google Sheet?

Giống như một cuốn sách có các chương về các chủ đề khác nhau, nó có thể giúp tách biệt các dữ liệu khác nhau và giữ cho Sheet của bạn được ngăn nắp.

Ví dụ: bạn có thể có một Sheet chỉ để ghi lại các cài đặt chung (bất kỳ biến nào như tên, email, thuế suất, số lượng nhân viên…) và một Sheet khác cho dữ liệu giao dịch, và một Sheet khác nữa cho phân tích và biểu đồ.

Chỉ mục Sheet:

Nút có ba thanh, bên cạnh dấu cộng, là nút chỉ mục của bạn, liệt kê tất cả các tab trong Google Sheet của bạn. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn bắt đầu có nhiều tab khác nhau để quản lý.

Đổi tên hoặc xóa Sheet:

Để đổi tên một sheet hoặc xóa một sheet, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh tên (ví dụ: Sheet1) để mở menu. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn đổi tên, xóa hoặc thậm chí ẩn (và hiện) Sheet.

Làm Quen Với Giao Diện:

Thanh menu: Chứa các lệnh và tùy chọn để làm việc với bảng tính (Tệp, Chỉnh sửa, Xem, Chèn, Định dạng, Dữ liệu, Công cụ, Tiện ích mở rộng, Trợ giúp).

Thanh công cụ: Chứa các biểu tượng tắt cho các lệnh thường dùng (In, Hoàn tác, Làm lại, Định dạng, Chèn, v.v.).

Thanh công thức: Hiển thị nội dung của ô đang chọn và cho phép bạn nhập công thức.

Sheet: Các trang tính riêng biệt trong cùng một bảng tính.

Ô (Cell): Đơn vị nhỏ nhất trong bảng tính, là giao điểm của một cột và một hàng.

Cột (Column): Dãy các ô theo chiều dọc, được đánh dấu bằng các chữ cái (A, B, C, …).

Hàng (Row): Dãy các ô theo chiều ngang, được đánh dấu bằng các số (1, 2, 3, …).

Địa chỉ ô (Cell Address): Sự kết hợp giữa chữ cái của cột và số của hàng, ví dụ: A1, B2, C3.

Nhập Dữ Liệu:

Nhấp vào ô bạn muốn nhập dữ liệu.

Gõ nội dung vào ô (văn bản, số, ngày tháng, v.v.).

Nhấn Enter để chuyển sang ô tiếp theo hoặc Tab để chuyển sang ô bên phải.

Định Dạng Dữ Liệu:

Bảng ví dụ:

Product IDProduct NameCategoryPriceStock
P001LaptopElectronics1,200.0050
P002MouseElectronics25.00200
P003KeyboardElectronics75.00150
P004T-ShirtApparel20.00300
P005JeansApparel50.00100

Chọn ô hoặc vùng ô bạn muốn định dạng.

Sử dụng các công cụ trên thanh công cụ hoặc trong menu “Định dạng” để thay đổi:

Kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân.

Màu nền, đường viền.

Định dạng số (tiền tệ, phần trăm, ngày tháng).

Các Thao Tác Cơ Bản

Chọn Ô/Vùng: Nhấp vào ô hoặc kéo chuột để chọn một vùng.

Chèn Cột/Hàng: Nhấp chuột phải vào cột/hàng và chọn “Chèn cột/hàng”.

Xóa Cột/Hàng: Nhấp chuột phải vào cột/hàng và chọn “Xóa cột/hàng”.

Sao Chép/Cắt/Dán: Sử dụng các phím tắt (Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V) hoặc các lệnh trong menu.

Hoàn Tác/Làm Lại: Sử dụng các phím tắt (Ctrl+Z/Ctrl+Y) hoặc các lệnh trong menu.

Thêm hàng và cột ở cuối: Nếu bạn đã đến cuối bảng tính, đừng lo lắng, bạn có thể thêm hàng và cột một cách dễ dàng. Google Sheets mặc định cung cấp 1000 hàng, nhưng bạn có thể thêm nhiều hơn bằng cách nhấp vào nút “Thêm” ở cuối trang. Để thêm cột, bạn có thể nhấp chuột phải vào ô cuối cùng của cột và chọn “Chèn cột bên phải”.

Sắp Xếp và Lọc Dữ Liệu:

  • Chọn vùng dữ liệu bạn muốn sắp xếp hoặc lọc.
  • Sử dụng menu “Dữ liệu” để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, hoặc lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể.

Chia Sẻ Bảng Tính:

  • Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải.
  • Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
  • Chọn quyền truy cập (Chỉ xem, Nhận xét, Chỉnh sửa).
  • Nhấp vào “Xong” để chia sẻ.

Khám Phá Sức Mạnh Của Các Hàm Trong Google Sheets

Hàm là trái tim của Google Sheets. Chúng cho phép bạn thực hiện các phép tính, phân tích dữ liệu, và tự động hóa các tác vụ. Dưới đây là một số hàm quan trọng mà bạn nên biết:

1. Các Hàm Toán Học Cơ Bản

SUM: Tính tổng các giá trị.

  • Cú pháp: =SUM(value1, [value2, ...])

  • Công thức: =SUM(A1:A5)

AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị.

  • Cú pháp: =AVERAGE(value1, [value2, ...])Ví dụ: =AVERAGE(A1:A5) (tính trung bình các giá trị từ ô B1 đến B5)

MAX: Tìm giá trị lớn nhất.

  • Cú pháp: =MAX(value1, [value2, ...])Ví dụ: =MAX(A1:A5) (tìm giá trị lớn nhất từ ô A1 đến A5)

MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất.

  • Cú pháp: =MIN(value1, [value2, ...])Ví dụ: =MIN(A1:A5) (tìm giá trị nhỏ nhất từ ô A1 đến A5)

COUNT: Đếm số ô chứa giá trị số.

  • Cú pháp: =COUNT(value1, [value2, ...])

  • Ví dụ: =COUNT(A1:A10) (đếm số ô chứa giá trị số từ ô A1 đến A10)

2. Các Hàm Logic

IF: Kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai.

Cú pháp: =IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false)

Ví dụ: =IF(A1>10, "Lớn hơn 10", "Nhỏ hơn hoặc bằng 10")

Giá trịKết quả
15
5

AND: Kiểm tra xem tất cả các điều kiện có đúng hay không.

  • Cú pháp: =AND(logical_expression1, [logical_expression2, ...])
  • Ví dụ: =AND(A1>10, B1<20) (trả về TRUE nếu A1 lớn hơn 10 và B1 nhỏ hơn 20, ngược lại trả về FALSE)

OR: Kiểm tra xem ít nhất một trong các điều kiện có đúng hay không.

  • Cú pháp: =OR(logical_expression1, [logical_expression2, ...])
  • Ví dụ: =OR(A1>10, B1<20) (trả về TRUE nếu A1 lớn hơn 10 hoặc B1 nhỏ hơn 20, ngược lại trả về FALSE)

Giá trị AGiá trị BKết quả
1525
185

NOT: Đảo ngược giá trị logic.

  • Cú pháp: =NOT(logical_expression)Ví dụ: =NOT(A1>10) (trả về TRUE nếu A1 không lớn hơn 10, ngược lại trả về FALSE)

Giá trị AKết quả
15
5

3. Các Hàm Tìm Kiếm và Tham Chiếu

VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một vùng và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác.

Cú pháp: =VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Ví dụ: =VLOOKUP("John", A1:B3, 2, FALSE) (tìm “John” trong cột A và trả về giá trị tương ứng từ cột B)

Trong trường hợp này:

lookup_value là “John”: Đây là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.

table_array là A1:B3: Đây là phạm vi chứa dữ liệu của bạn.

col_index_num là 2: Đây là chỉ số cột mà giá trị trả về nằm trong đó. Ở đây, nó là cột 2.

[is_sorted] là FALSE: Điều này nghĩa là tìm kiếm chính xác.

Cách hoạt động: Hàm này sẽ tìm “John” trong cột A (cột đầu tiên của phạm vi A1:B3). Khi tìm thấy “John”, nó sẽ trả về giá trị ở cột B (cột thứ hai của phạm vi) cùng hàng với “John”.

TênTuổi
John30
Mary25
Peter35

HLOOKUP: Tương tự VLOOKUP nhưng tìm kiếm theo hàng.

Cú pháp: =HLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

=HLOOKUP("Mary", A1:D2, 2, FALSE),

  • lookup_value là “Mary”: Đây là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong hàng đầu tiên.
  • table_array là A1:D2: Đây là phạm vi chứa dữ liệu của bạn.
  • row_index_num là 2: Đây là chỉ số hàng mà giá trị trả về nằm trong đó. Ở đây, nó là hàng 2.
  • [range_lookup] là FALSE: Điều này nghĩa là tìm kiếm chính xác.

Cách hoạt động: Hàm này sẽ tìm “Mary” trong hàng đầu tiên của phạm vi (A1:D1). Khi tìm thấy “Mary”, nó sẽ trả về giá trị ở hàng thứ hai trong cùng cột.

TênJohnMaryPeter
Tuổi302535

INDEX: Trả về giá trị tại một vị trí cụ thể trong một vùng.

Cú pháp: =INDEX(range, row, [column])

TênTuổi
John30
Mary25
Peter35

Ví dụ: =INDEX(A1:B10, 3, 2) (trả về giá trị ở hàng 3, cột 2 của vùng A1:B3)

MATCH: Tìm vị trí của một giá trị trong một vùng.

  • Cú pháp: =MATCH(search_key, range, [search_type])

Tên
John
Mary
Peter

  • Ví dụ: =MATCH("Peter", A1:A4, 0) (tìm vị trí của “Peter” trong cột A)

4. Các Hàm Xử Lý Văn Bản

LEFT: Trả về một số ký tự từ bên trái của một chuỗi.

  • Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars])
  • Ví dụ: =LEFT("Hello World", 5) (trả về “Hello”)

RIGHT: Trả về một số ký tự từ bên phải của một chuỗi.

  • Cú pháp: =RIGHT(text, [num_chars])
  • Ví dụ: =RIGHT("Hello World", 5) (trả về “World”)

MID: Trả về một số ký tự từ giữa của một chuỗi.

  • Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars)
  • Ví dụ: =MID("Hello World", 2, 3) (trả về “ell”)

CONCATENATE: Ghép các chuỗi lại với nhau.

  • Cú pháp: =CONCATENATE(text1, [text2, ...])
  • Ví dụ: =CONCATENATE("Hello", " ", "World") (trả về “Hello World”)

LEN: Trả về độ dài của một chuỗi.

  • Cú pháp: =LEN(text)
  • Ví dụ: =LEN("Hello World") (trả về 11)

TRIM: Loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu và cuối chuỗi.

  • Cú pháp: =TRIM(text)
  • Ví dụ: =TRIM(" Hello World ") (trả về “Hello World”)

5. Các Hàm Ngày Tháng

TODAY: Trả về ngày hiện tại.

  • Cú pháp: =TODAY()
  • Ví dụ: =TODAY() (trả về ngày hiện tại)

NOW: Trả về ngày và giờ hiện tại.

  • Cú pháp: =NOW()
  • Ví dụ: =NOW() (trả về ngày và giờ hiện tại)

DATE: Tạo một ngày từ năm, tháng, và ngày.

  • Cú pháp: =DATE(year, month, day)
  • Ví dụ: =DATE(2025, 1, 1) (trả về ngày 01/01/2025)

YEAR: Trả về năm của một ngày.

  • Cú pháp: =YEAR(date)
  • Ví dụ: =YEAR("01/01/2025") (trả về 2025)

MONTH: Trả về tháng của một ngày.

  • Cú pháp: =MONTH(date)
  • Ví dụ: =MONTH("01/01/2025") (trả về 1)

Các Tính Năng Nâng Cao Của Google Sheets

  • Biểu đồ: Tạo biểu đồ trực quan từ dữ liệu để dễ dàng phân tích và trình bày.
  • Pivot Table: Tổng hợp và phân tích dữ liệu phức tạp một cách nhanh chóng.
  • Google Apps Script: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng cách viết mã.
  • Tiện ích mở rộng: Thêm các tính năng bổ sung cho Google Sheets.
  • Kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài: Nhập dữ liệu từ các file CSV, JSON, HTML, v.v.

Mẹo Sử Dụng Google Sheets Hiệu Quả

  • Đặt tên cho bảng tính và các sheet: Giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
  • Sử dụng các phím tắt: Tăng tốc độ làm việc (ví dụ: Ctrl+C để sao chép, Ctrl+V để dán).
  • Tìm hiểu các hàm thường dùng: Giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
  • Sử dụng tính năng “Lịch sử phiên bản”: Để khôi phục lại các phiên bản trước đó của bảng tính.
  • Tham gia các cộng đồng Google Sheets: Để học hỏi kinh nghiệm và chia sẻ kiến thức.
  • Sử dụng các tiện ích mở rộng: Cài đặt các tiện ích mở rộng để mở rộng chức năng của Google Sheets.

Kết luận

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Google Sheets và cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!

Thái Viết Nhật

Mình muốn chia sẻ đam mê về công nghệ và phát triển bản thân đến với mọi người

Bài Viết Liên Quan