4 công cụ AI miễn phí nâng cao hiệu suất công việc
Đối với công việc hiện nay thì AI đang đưa ra những cách làm việc mới để giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nâng cao năng suất.
Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu đến bạn các công cụ AI phổ biến và hướng dẫn thực hành những công cụ này trong thực tế nhé.
Các chức năng chính của AI trong hỗ trợ công việc
Trước khi đi vào tìm hiểu thì chúng ta hãy cùng điểm qua những lợi ích mà AI mang lại trong công việc hằng ngày nhé:
- Tăng năng suất: AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập liệu, sắp xếp lịch trình, tạo báo cáo, giúp nhân viên có thời gian tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo và chuyên môn cao hơn.
- Tiết kiệm thời gian: Nhờ khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác (Tuy nhiên bạn cũng đừng hoàn hoàn tin vào AI, phải nhớ luôn kiểm tra thông tin nhé), AI giúp giảm thiểu thời gian hoàn thành công việc, từ đó tăng hiệu quả làm việc tổng thể.
- Cải thiện chất lượng công việc: AI có thể hỗ trợ phân tích dữ liệu, đưa ra gợi ý và đề xuất, giúp nhân viên đưa ra quyết định sáng suốt và chính xác hơn.
- Hỗ trợ đa nhiệm: AI có thể xử lý nhiều tác vụ cùng lúc, giúp bạn có thể quản lý công việc hiệu quả hơn và giảm thiểu căng thẳng.
- Nâng cao kỹ năng: Sử dụng AI không chỉ giúp hoàn thành công việc mà còn là cơ hội để nhân viên học hỏi và phát triển các kỹ năng mới, đặc biệt là trong thời kỳ công nghệ đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay.
Tối Ưu Hoá Công Việc Với AI
1. ChatGPT:
ChatGPT được phát triển bởi OpenAI, là một mô hình ngôn ngữ lớn có khả năng hiểu và tạo ra văn bản tự nhiên một cách ấn tượng. Chắc nhiều bạn đã quá quên thuộc với nó rồi nhỉ. Hiện tại nó thực hiện được rất nhiều chức năng như là trả lời câu hỏi, viết email, tạo nội dung, dịch thuật, tóm tắt văn bản…
Ứng dụng trong công việc:
- Soạn thảo văn bản: ChatGPT có thể giúp bạn viết email, báo cáo, bài thuyết trình, bài đăng trên mạng xã hội, thậm chí là cả kịch bản.
- Nghiên cứu và tìm kiếm thông tin: Bạn có thể đặt câu hỏi cho ChatGPT về bất kỳ chủ đề nào và nhận được câu trả lời chi tiết, chính xác.
- Tóm tắt văn bản: ChatGPT có thể giúp bạn tóm tắt các bài báo, tài liệu dài thành những đoạn ngắn gọn, dễ hiểu.
- Dịch thuật: ChatGPT có thể dịch văn bản giữa nhiều ngôn ngữ khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác.
- Lên ý tưởng: Khi bạn bí ý tưởng, ChatGPT có thể giúp bạn brainstorm và đưa ra những gợi ý sáng tạo.
2. Gemini (trước đây là Bard)
Mô tả: Gemini, được phát triển bởi Google, là một mô hình ngôn ngữ lớn tương tự như ChatGPT, nhưng được tích hợp sâu hơn với các dịch vụ của Google như Google Search, Google Maps, Google Docs, v.v.
Ứng dụng trong công việc:
- Tìm kiếm thông tin nâng cao: Gemini có thể giúp bạn tìm kiếm thông tin trên Google một cách hiệu quả hơn, đưa ra các kết quả chính xác và phù hợp với ngữ cảnh.
- Phân tích dữ liệu: Gemini có thể giúp bạn phân tích dữ liệu từ Google Sheets, Google Analytics và các nguồn khác.
- Lập kế hoạch: Gemini có thể giúp bạn lập kế hoạch cho các dự án, sự kiện, chuyến đi, v.v.
- Tạo nội dung đa phương tiện: Gemini có thể giúp bạn tạo ra các nội dung đa phương tiện như hình ảnh, video, âm thanh.
- Hỗ trợ công việc hàng ngày: Gemini có thể giúp bạn đặt lịch hẹn, nhắc nhở, tìm đường, v.v.
3. Microsoft Copilot:
Mô tả: Microsoft Copilot là một trợ lý AI được tích hợp vào các ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, v.v.
Ứng dụng trong công việc:
- Soạn thảo văn bản: Copilot có thể giúp bạn viết email, báo cáo, bài thuyết trình, v.v. trong Word.
- Phân tích dữ liệu: Copilot có thể giúp bạn phân tích dữ liệu trong Excel, tạo biểu đồ, tìm kiếm xu hướng.
- Thiết kế slide: Copilot có thể giúp bạn tạo slide thuyết trình đẹp mắt và chuyên nghiệp trong PowerPoint.
- Quản lý email: Copilot có thể giúp bạn sắp xếp email, trả lời email, lên lịch họp trong Outlook.
- Hợp tác nhóm: Copilot có thể giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả hơn trong Teams.
4. Notion AI:
Mô tả: Notion AI là một tính năng AI được tích hợp vào Notion, một ứng dụng quản lý công việc và ghi chú mạnh mẽ.
Ứng dụng trong công việc:
- Tạo nội dung: Notion AI có thể giúp bạn viết bài blog, bài đăng trên mạng xã hội, email, v.v.
- Tóm tắt văn bản: Notion AI có thể giúp bạn tóm tắt các bài báo, tài liệu dài.
- Lên ý tưởng: Notion AI có thể giúp bạn brainstorm và đưa ra những ý tưởng sáng tạo.
- Quản lý dự án: Notion AI có thể giúp bạn tạo kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ, phân công công việc.
- Ghi chú thông minh: Notion AI có thể giúp bạn ghi chú nhanh chóng, sắp xếp thông tin, tìm kiếm nội dung.
Các câu lệnh sử dụng AI phổ biến trong công việc
Tạo Lịch trình và công việc
- Lên kế hoạch công việc hàng ngày: “Làm ơn lập cho tôi một kế hoạch làm việc cho ngày hôm nay gồm các nhiệm vụ quan trọng và thời gian dự kiến.”
- Quản lý thời gian và ưu tiên công việc: “Xin hãy giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dưới đây: [liệt kê công việc].”
- Theo dõi tiến độ và dự án: “Làm ơn thiết lập một bảng theo dõi tiến độ cho dự án [tên dự án] với các cột: Công việc, Người thực hiện, Thời hạn và Trạng thái.”
Viết email và văn bản
- Viết email chuyên nghiệp: “Viết giúp tôi một email để thông báo về cuộc họp vào thứ Sáu tới cho toàn bộ phòng ban.”
- Soạn thảo tài liệu: “Hãy soạn thảo một tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm [tên phần mềm] dành cho nhân viên mới.”
- Viết thông báo nội bộ: “Xin hãy viết một thông báo để thông tin về chính sách làm việc mới.”
Thông tin và báo cáo
- Phân tích dữ liệu: “Xin hãy phân tích dữ liệu từ bảng tính sau và đưa ra các kết luận quan trọng: [liên kết tới bảng tính].”
- Tạo báo cáo: “Làm ơn tạo một báo cáo tổng kết về hiệu quả làm việc của nhóm trong quý vừa qua.”
- Tìm kiếm thông tin: “Tìm cho tôi thông tin mới nhất về xu hướng thị trường [ngành nghề cụ thể].”
Giao tiếp và họp
- Chuẩn bị tài liệu họp: “Hãy giúp tôi tạo một agenda chi tiết cho cuộc họp hội đồng quản trị vào tuần tới.”
- Ghi chú cuộc họp: “Xin ghi lại các điểm chính và quyết định quan trọng từ biên bản cuộc họp dưới đây: [tóm tắt cuộc họp].”
- Gửi lời mời họp: “Hãy soạn email mời họp cho buổi thảo luận về dự án mới vào ngày [ngày], từ [giờ] đến [giờ].”
Đào tạo và phát triển
- Tài liệu đào tạo: “Hãy tạo một bản tóm tắt các nội dung sẽ có trong buổi đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên.”
- Đánh giá hiệu suất: “Hãy soạn sẵn một mẫu đánh giá hiệu suất công việc hàng năm cho nhân viên.”
- Lên kế hoạch thăng tiến và phát triển: “Tư vấn giúp tôi chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên mới.”
Quản lý khách hàng và đối tác
- Lời mời theo dõi hợp tác: “Hãy viết một email mời đối tác là công ty [Tên công ty] thảo luận về kế hoạch hợp tác vào tháng tới.”
- Gửi báo giá: “Làm ơn soạn thảo một email kèm báo giá dành cho khách hàng [Tên khách hàng] với các dịch vụ mà họ quan tâm.”
- Xử lý phàn nàn: “Xin viết giúp tôi một email phản hồi chân thành trước lời phàn nàn của khách hàng [Tên khách hàng] về sản phẩm/dịch vụ [Tên sản phẩm/dịch vụ].”
Quản trị nhân sự
- Thư mời phỏng vấn: “Xin viết một thư mời phỏng vấn cho ứng viên [Tên ứng viên] vào lúc [Giờ] ngày [Ngày].”
- Thông báo tuyển dụng: “Soạn thảo một thông báo tuyển dụng vị trí [Tên vị trí] và gửi nó qua email cho nội bộ công ty.”
- Thư chấp nhận tuyển dụng: “Làm ơn tạo một thư chấp nhận tuyển dụng chuyên nghiệp và gửi đến ứng viên [Tên ứng viên].”
Tài chính và ngân sách
- Lập ngân sách: “Giúp tôi lập bảng ngân sách cho dự án [Tên dự án] bao gồm các khoản chi phí dự kiến và nguồn tài chính.”
- Phân tích chi phí: “Xin phân tích chi phí hàng tháng của công ty và đưa ra các khuyến nghị để giảm thiểu chi phí không cần thiết.”
- Dự báo tài chính: “Làm ơn dự báo tài chính cho quý tiếp theo dựa trên dữ liệu kinh doanh hiện tại.”
Marketing và truyền thông
- Viết bài blog: “Hãy viết một bài blog về chủ đề [Chủ đề cụ thể] để đăng lên trang web công ty.”
- Chiến dịch email marketing: “Soạn thảo nội dung cho chiến dịch email marketing sắp tới nhằm giới thiệu sản phẩm mới [Tên sản phẩm].”
- Quản lý mạng xã hội: “Hãy tạo một lịch đăng bài trên mạng xã hội cho tháng tới với các nội dung liên quan đến sự kiện [Tên sự kiện].”
Kỹ thuật và sản phẩm
- Báo cáo lỗi phần mềm: “Xin viết một báo cáo lỗi chi tiết về vấn đề gặp phải trong phần mềm [Tên phần mềm].”
- Hướng dẫn sử dụng sản phẩm: “Soạn thảo một hướng dẫn sử dụng chi tiết cho sản phẩm [Tên sản phẩm] bao gồm các bước cài đặt và vận hành.”
- Thử nghiệm sản phẩm: “Thiết kế một kế hoạch thử nghiệm sản phẩm mới trước khi ra mắt thị trường.”
Hỗ trợ khách hàng
- Câu hỏi thường gặp (FAQ): “Hãy tạo một danh sách các câu hỏi thường gặp và trả lời chúng về dịch vụ của công ty.”
- Tin nhắn tự động: “Soạn thảo một tin nhắn tự động để gửi đến khách hàng khi họ liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.”
- Theo dõi yêu cầu hỗ trợ: “Hướng dẫn tôi cách theo dõi và quản lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả.”
Khoa học và nghiên cứu
- Đánh giá tài liệu nghiên cứu: “Hãy giúp tôi đánh giá và tổng hợp các tài liệu nghiên cứu liên quan đến [Chủ đề nghiên cứu].”
- Lập kế hoạch dự án nghiên cứu: “Làm ơn tạo một kế hoạch chi tiết cho dự án nghiên cứu [Tên dự án] bao gồm các mục tiêu, phương pháp và thời gian hoàn thành.”
Các Công Cụ AI Khác
Ngoài ra còn có nhiều công cụ AI chuyên biệt khác có thể hỗ trợ bạn trong các lĩnh vực cụ thể:
- Grammarly: Kiểm tra ngữ pháp và chính tả, giúp bạn viết email, báo cáo, bài viết chuyên nghiệp hơn.
- Otter.ai: Ghi âm và chuyển giọng nói thành văn bản, giúp bạn ghi lại các cuộc họp, phỏng vấn, bài giảng.
- Trello/Asana/Monday.com: Các công cụ quản lý dự án tích hợp AI, giúp bạn lên kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân công công việc.
- Canva: Công cụ thiết kế đồ họa tích hợp AI, giúp bạn tạo ra các hình ảnh, video, bài thuyết trình đẹp mắt.
- Descript: Công cụ chỉnh sửa video và âm thanh tích hợp AI, giúp bạn tạo ra các video chuyên nghiệp.
Lưu Ý Khi Sử Dụng AI
Mặc dù AI mang lại nhiều lợi ích, bạn cũng cần lưu ý một số điều sau:
- Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào AI: AI chỉ là công cụ hỗ trợ, bạn vẫn cần sử dụng tư duy và kỹ năng của mình để hoàn thành công việc. Các kết quả đều do bạn ra quyết định nên dù có AI nhưng người nắm quyền quyết định vẫn chính là bạn.
- Kiểm tra kỹ lưỡng kết quả: AI có thể mắc lỗi, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng kết quả trước khi sử dụng. Bạn có thể kiểm tra kết quả bằng cách sử dụng các công cụ AI khác hoặc các công cụ tìm kiếm nhé.
- Bảo mật thông tin: Không nên chia sẻ thông tin nhạy cảm của bạn với các công cụ AI không đáng tin cậy. Bạn nên xem qua trang web của AI mình sẽ sử dụng để nắm rõ họ sẽ bảo mật thông tin mình như thế nào.
- Học hỏi và cập nhật: Công nghệ AI liên tục phát triển, bạn cần học hỏi và cập nhật kiến thức để sử dụng hiệu quả. Mình sẽ cố gắng cập nhật liên tục các bài viết trên trang web về AI, bạn nhớ theo dõi nhé!
Kết Luận
AI đang thay đổi cách chúng ta làm việc và cuộc sống. Đối với chúng ta thì việc làm quen và sử dụng các công cụ AI không chỉ giúp tăng năng suất mà còn mở ra những cơ hội mới để phát triển bản thân và sự nghiệp. Hãy bắt đầu khám phá và trải nghiệm các công cụ AI ngay hôm nay để tận dụng tối đa sức mạnh của chúng nha!
