Định Dạng Có Điều Kiện Trong Google Sheets

 Định Dạng Có Điều Kiện Trong Google Sheets

Nếu bạn đang cần phải trực quan hóa dữ liệu sao cho mọi người dễ hiểu, nắm bắt thông tin nhanh chóng và không cần phải suy nghĩ một cách khó khăn khi phải nhìn một đống dữ liệu phức tạp thì tính năng định dạng có điều kiện (conditional formatting) sẽ giúp bạn làm việc này một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ví dụ thay vì chỉ tô màu thủ công, định dạng có điều kiện sẽ tự động thay đổi giao diện của ô, hàng hoặc cột dựa trên các quy tắc và điều kiện cụ thể mà bạn đưa ra.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá sức mạnh của định dạng có điều kiện, đặc biệt là cách:

  • Tô màu ô dựa trên giá trị của ô khác: Không còn giới hạn việc tô màu dựa trên chính giá trị của ô đó, bạn có thể tạo ra các quy tắc phức tạp hơn.
  • Tô màu toàn bộ hàng dựa trên một ô: Làm nổi bật thông tin quan trọng bằng cách tô màu cả hàng khi một điều kiện nhất định được đáp ứng.
  • Kết hợp nhiều điều kiện: Tạo ra các quy tắc định dạng phức tạp, đáp ứng nhiều tiêu chí khác nhau.
  • Sử dụng công thức tùy chỉnh: Mở rộng khả năng định dạng với các công thức logic và hàm trong Google Sheets.
  • Ví dụ thực hành chi tiết: Áp dụng kiến thức vào thực tế với các bài tập cụ thể.

Tại Sao Định Dạng Có Điều Kiện Lại Quan Trọng?

Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng điểm qua những lợi ích mà định dạng có điều kiện mang lại:

  • Trực quan hóa dữ liệu: Dễ dàng nhận biết các xu hướng, điểm bất thường và thông tin quan trọng trong bảng tính.
  • Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa quá trình định dạng, không cần phải tô màu thủ công từng ô.
  • Tăng tính chính xác: Giảm thiểu sai sót do định dạng thủ công, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
  • Nâng cao hiệu quả làm việc: Tập trung vào phân tích dữ liệu thay vì mất thời gian vào việc định dạng.
  • Dễ dàng chia sẻ và cộng tác: Bảng tính được định dạng rõ ràng, dễ hiểu cho tất cả mọi người.

1. Tô Màu Ô Dựa Trên Giá Trị Của Ô Khác

Thông thường, khi sử dụng định dạng có điều kiện, bạn sẽ tô màu ô dựa trên giá trị của chính ô đó. Tuy nhiên, Google Sheets cho phép bạn tham chiếu đến một ô khác để quyết định việc tô màu. Điều này mở ra rất nhiều khả năng mới.

Ví dụ:

Giả sử bạn có một bảng tính theo dõi tiến độ dự án, với các cột “Tên công việc”, “Trạng thái” (Hoàn thành, Đang thực hiện, Chờ duyệt) và “Ưu tiên” (Cao, Trung bình, Thấp). Bạn muốn tô màu các ô trong cột “Tên công việc” dựa trên trạng thái của công việc đó.

Tên công việcTrạng tháiƯu tiên
Thiết kế giao diệnHoàn thànhCao
Lập trình backendĐang thực hiệnCao
Kiểm thử chức năngChờ duyệtTrung bình
Viết tài liệuHoàn thànhThấp
Triển khai serverĐang thực hiệnTrung bình
Sửa lỗiChờ duyệtCao
Họp với khách hàngHoàn thànhTrung bình
Nghiên cứu công nghệĐang thực hiệnThấp
Báo cáo tiến độChờ duyệtThấp

Cách thực hiện:

Chọn vùng dữ liệu: Chọn các ô trong cột “Tên công việc” mà bạn muốn định dạng (ví dụ: A2:A10).

Mở Định dạng có điều kiện: Vào menu Định dạng > Định dạng có điều kiện.

Chọn “Công thức tùy chỉnh là”: Trong cửa sổ “Quy tắc định dạng có điều kiện”, chọn “Công thức tùy chỉnh là” trong danh sách “Định dạng các ô nếu”.

Nhập công thức: Nhập công thức sau vào ô công thức:=$B2="Hoàn thành"

  • $B2: Tham chiếu đến ô đầu tiên trong cột “Trạng thái” (cột B). Dấu $ trước B cố định cột, nhưng không cố định hàng, để công thức áp dụng cho tất cả các hàng.
  • ="Hoàn thành": Kiểm tra xem giá trị trong ô B2 có bằng “Hoàn thành” hay không.

Chọn kiểu định dạng: Chọn màu nền hoặc kiểu chữ mà bạn muốn áp dụng khi điều kiện đúng.

Nhấn “Xong”: Hoàn tất việc tạo quy tắc.

    Giải thích:

    • Công thức $B2="Hoàn thành" sẽ kiểm tra giá trị của ô tương ứng trong cột “Trạng thái” của mỗi hàng. Nếu giá trị là “Hoàn thành”, ô tương ứng trong cột “Tên công việc” sẽ được tô màu.
    • Bạn có thể tạo thêm các quy tắc tương tự cho các trạng thái khác (ví dụ: “Đang thực hiện”, “Chờ duyệt”) với các màu sắc khác nhau.

    3. Sử Dụng Công Thức Tùy Chỉnh

    Ngoài các ví dụ trên, bạn có thể sử dụng các công thức tùy chỉnh phức tạp hơn để tạo ra các quy tắc định dạng linh hoạt về cách trực quan hóa dữ liệu theo ý định của mình.

    Ví dụ:

    Bạn muốn tô màu các ô trong cột “Ngày bắt đầu” nếu ngày đó đã qua ngày hiện tại.

    Công việcNgày bắt đầuNgày kết thúcTrạng thái
    Lập kế hoạch2023-10-202023-10-25Hoàn thành
    Thiết kế2023-10-262023-11-05Đang thực hiện
    Phát triển2023-11-012023-11-15Đang thực hiện
    Kiểm thử2023-11-102023-11-20Chờ kiểm thử
    Triển khai2023-11-162023-11-25Chưa bắt đầu
    Bảo trì2023-11-222023-12-01Chưa bắt đầu

    Cách thực hiện:

    Chọn vùng dữ liệu: Chọn các ô trong cột “Ngày bắt đầu” mà bạn muốn định dạng (ví dụ: B2:B7).

    Mở Định dạng có điều kiện: Vào menu Định dạng > Định dạng có điều kiện.

    Chọn “Công thức tùy chỉnh là”: Trong cửa sổ “Quy tắc định dạng có điều kiện”, chọn “Công thức tùy chỉnh là” trong danh sách “Định dạng các ô nếu”.

    Nhập công thức: Nhập công thức sau vào ô công thức:=$B2<TODAY()

    • $B2: Tham chiếu đến ô đầu tiên trong cột “Ngày bắt đầu” (cột B).
    • TODAY(): Hàm trả về ngày hiện tại.
    • <$B2: Kiểm tra xem ngày trong ô B2 có nhỏ hơn ngày hiện tại hay không.

    Chọn kiểu định dạng: Chọn màu nền hoặc kiểu chữ mà bạn muốn áp dụng khi điều kiện đúng. Nhấn “Xong”: Hoàn tất việc tạo quy tắc.

      Giải thích:

      • Công thức $B2<TODAY() sẽ kiểm tra xem ngày trong cột “Ngày bắt đầu” có nhỏ hơn ngày hiện tại hay không. Nếu đúng, ô đó sẽ được tô màu.

      3.1 Sử Dụng Hàm SUM() Để Tô Màu Dựa Trên Tổng Giá Trị

      Ví dụ:

      Bạn có một bảng tính theo dõi doanh số bán hàng theo từng tháng, và bạn muốn tô màu các tháng có tổng doanh số vượt quá một ngưỡng nhất định.

      ThángDoanh số
      Tháng 11500
      Tháng 22200
      Tháng 31800
      Tháng 42500
      Tháng 52000

      Yêu cầu:

      Tô màu các ô trong cột “Tháng” màu xanh lá cây nếu tổng doanh số của tháng đó lớn hơn 2000.

      Cách thực hiện:

      Chọn vùng dữ liệu: Chọn các ô trong cột “Tháng” (A2:A6).

      Mở Định dạng có điều kiện: Vào menu Định dạng > Định dạng có điều kiện.

      Chọn “Công thức tùy chỉnh là”: Trong cửa sổ “Quy tắc định dạng có điều kiện”, chọn “Công thức tùy chỉnh là” trong danh sách “Định dạng các ô nếu”.

      Nhập công thức: Nhập công thức sau vào ô công thức:=$B2>2000

      • $B2: Tham chiếu đến ô đầu tiên trong cột “Doanh số” (cột B).
      • >2000: Kiểm tra xem giá trị trong ô B2 có lớn hơn 2000 hay không.

      Chọn kiểu định dạng: Chọn màu xanh lá cây.

      Nhấn “Xong”: Hoàn tất việc tạo quy tắc.

        Giải thích:

        • Công thức $B2>2000 sẽ kiểm tra giá trị của ô tương ứng trong cột “Doanh số” của mỗi hàng. Nếu giá trị lớn hơn 2000, ô tương ứng trong cột “Tháng” sẽ được tô màu.

        3.2. Sử Dụng Hàm REGEXMATCH() Để Tô Màu Dựa Trên Mẫu Chuỗi

        Ví dụ:

        Bạn có một danh sách email và bạn muốn tô màu các email có đuôi “@example.com”.

        Email
        test@example.com
        user@gmail.com
        admin@example.com
        support@test.net

        Yêu cầu:

        Tô màu các ô trong cột “Email” màu xanh dương nếu email có đuôi “@example.com”.

        Cách thực hiện:

        Chọn vùng dữ liệu: Chọn các ô trong cột “Email” (A2:A5).

        Mở Định dạng có điều kiện: Vào menu Định dạng > Định dạng có điều kiện.

        Chọn “Công thức tùy chỉnh là”: Trong cửa sổ “Quy tắc định dạng có điều kiện”, chọn “Công thức tùy chỉnh là” trong danh sách “Định dạng các ô nếu”.

        Nhập công thức: Nhập công thức sau vào ô công thức:=REGEXMATCH(A2,"@example\.com$")

        • REGEXMATCH(A2,"@example\.com$"): Kiểm tra xem giá trị trong ô A2 có khớp với mẫu “@example.com$” hay không. Dấu \ được sử dụng để thoát ký tự .. Dấu $ đảm bảo rằng mẫu phải khớp với cuối chuỗi.

        Chọn kiểu định dạng: Chọn màu xanh dương. Nhấn “Xong”: Hoàn tất việc tạo quy tắc.

          Giải thích:

          • Công thức REGEXMATCH(A2,"@example\.com$") sẽ kiểm tra xem email có kết thúc bằng “@example.com” hay không. Nếu đúng, ô đó sẽ được tô màu.

          Lưu ý:

          • Thứ Tự Của Các Quy Tắc Định Dạng
            • Lưu ý rằng thứ tự của các quy tắc định dạng có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Nếu một ô đáp ứng nhiều quy tắc, thì quy tắc đầu tiên trong danh sách sẽ được áp dụng. Vì vậy, bạn cần sắp xếp các quy tắc theo đúng thứ tự ưu tiên.

          Kết Luận

          Định dạng có điều kiện là một công cụ mạnh mẽ trong Google Sheets, giúp bạn trực quan hóa dữ liệu, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Bằng cách nắm vững các kỹ thuật tô màu ô dựa trên ô khác, tô màu toàn bộ hàng, kết hợp nhiều điều kiện và sử dụng công thức tùy chỉnh, bạn có thể tạo ra các bảng tính chuyên nghiệp và dễ hiểu.

          Hãy thử áp dụng các kiến thức trong bài viết này vào công việc của bạn và khám phá thêm nhiều khả năng tuyệt vời của Google Sheets!

          Thái Viết Nhật

          Mình muốn chia sẻ đam mê về công nghệ và phát triển bản thân đến với mọi người

          Bài Viết Liên Quan