Checkbox trong Google Sheets

 Checkbox trong Google Sheets

Google Sheets không chỉ là một công cụ bảng tính đơn thuần, mà còn là một nền tảng mạnh mẽ cho phép bạn tạo ra các ứng dụng và giải pháp tùy chỉnh. Một trong những tính năng hữu ích nhất của Google Sheets là checkbox, một công cụ tương tác cho phép bạn đánh dấu trạng thái hoàn thành, lựa chọn dữ liệu, và thậm chí điều khiển các tính năng khác trong bảng tính.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hộp kiểm trong Google Sheets một cách hiệu quả, từ cách chèn hộp kiểm, hiểu rõ giá trị TRUE/FALSE, đến các ứng dụng thực tế trong việc tạo danh sách việc cần làm, làm nổi bật dữ liệu, tạo biểu đồ động, và hơn thế nữa.

1. Giới thiệu về checkbox trong Google Sheets

Hộp kiểm là một widget tương tác trong ô, cho phép bạn đánh dấu (checked) hoặc bỏ đánh dấu (unchecked). Khi được đánh dấu, hộp kiểm có giá trị là TRUE, và khi bỏ đánh dấu, giá trị là FALSE.

Việc sử dụng hộp kiểm mang đến nhiều lợi ích cho bảng tính của bạn:

  • Tăng tính trực quan: Dễ dàng theo dõi tiến độ, trạng thái của các mục trong bảng tính.
  • Tương tác linh hoạt: Cho phép người dùng dễ dàng lựa chọn, lọc dữ liệu.
  • Tự động hóa: Kết hợp với các công thức, hộp kiểm giúp bạn tự động hóa các tác vụ trong bảng tính.

2. Cách chèn hộp kiểm trong Google Sheets

Chúng ta có bảng dữ liệu sau:

Công việcTrạng tháiGhi chú
Nghiên cứu thị trường
Lập kế hoạch dự ánDự kiến hoàn thành vào ngày 15/03/2024
Thiết kế sản phẩm
Phát triển sản phẩmGặp khó khăn trong việc tích hợp API
Kiểm thử sản phẩm
Triển khai sản phẩm

Có hai cách để chèn hộp kiểm vào bảng tính:

Phương pháp 1: Sử dụng menu Chèn (Insert)

  1. Chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn chèn hộp kiểm.
  2. Vào menu Chèn (Insert) > Hộp kiểm (Checkbox).

Phương pháp 2: Sử dụng Xác thực dữ liệu (Data Validation)

Chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn chèn hộp kiểm. Sau đó bạn vào menu Dữ liệu (Data) > Xác thực dữ liệu (Data Validation).

    Trong phần Tiêu chí (Criteria), chọn Hộp kiểm (Checkbox). Bạn có thể tùy chỉnh giá trị cho trạng thái được chọn và không được chọn (mặc định là TRUE/FALSE).

    Phương pháp 3: Sử dụng phím tắt

    Phím tắt giúp bạn chèn hộp kiểm một cách nhanh chóng mà không cần dùng chuột:

    1. Chọn ô hoặc phạm vi ô bạn muốn chèn hộp kiểm.
    2. Nhấn tổ hợp phím Alt + I + X.

    3. Ứng dụng thực tế của checkbox trong Google Sheets

    Checkbox không chỉ là một công cụ đánh dấu đơn thuần, mà còn có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến:

    3.1. Quản lý danh sách công việc (To-do list)

    Đây có lẽ là ứng dụng phổ biến nhất của checkbox. Bạn có thể tạo một danh sách các công việc cần làm và sử dụng checkbox để đánh dấu khi công việc đã hoàn thành.

    Ví dụ:

    Công việcTrạng thái
    Viết bài blog về checkbox
    Thiết kế banner cho bài viết
    Chia sẻ bài viết lên mạng xã hội
    Kiểm tra lại bài viết trước khi đăng tải

    3.2. Theo dõi tiến độ dự án

    Checkbox có thể giúp bạn theo dõi tiến độ của các dự án phức tạp. Bạn có thể chia dự án thành các giai đoạn hoặc công việc nhỏ hơn và sử dụng checkbox để đánh dấu khi mỗi giai đoạn hoặc công việc đã hoàn thành.

    Ví dụ:

    Giai đoạn dự ánCông việcTrạng thái
    Giai đoạn 1Nghiên cứu thị trường
    Lập kế hoạch dự án
    Giai đoạn 2Thiết kế sản phẩm
    Phát triển sản phẩm
    Giai đoạn 3Kiểm thử sản phẩm
    Ra mắt sản phẩm

    3.3. Quản lý danh sách sản phẩm

    Nếu bạn có một danh sách sản phẩm, bạn có thể sử dụng checkbox để đánh dấu các sản phẩm đã được nhập kho, đã được bán hoặc đã được giao hàng.

    Ví dụ:

    Sản phẩmĐã nhập khoĐã bánĐã giao hàng
    Laptop
    Điện thoại
    Máy tính bảng

    3.4. Tạo khảo sát đơn giản

    Bạn có thể sử dụng checkbox để tạo các câu hỏi khảo sát đơn giản, ví dụ như câu hỏi lựa chọn nhiều đáp án.

    Ví dụ:

    Câu hỏiLựa chọn 1Lựa chọn 2Lựa chọn 3
    Bạn thích loại hình thể thao nào?☐ Bóng đá☑ Bóng rổ☐ Bơi lội
    Bạn thích loại đồ uống nào?☑ Cà phê☐ Trà☐ Nước ép

    3.5. Lọc dữ liệu

    Bạn có thể sử dụng checkbox kết hợp với tính năng lọc dữ liệu để hiển thị hoặc ẩn các hàng dựa trên trạng thái của checkbox.

    Ví dụ:

    Công việcTrạng thái
    Nghiên cứu thị trường
    Lập kế hoạch dự án
    Thiết kế sản phẩm
    Phát triển sản phẩm
    Kiểm thử sản phẩm
    Triển khai sản phẩm

    Tạo một cột checkbox bên cạnh dữ liệu của bạn. Chọn Data (Dữ liệu) > Create a filter (Tạo bộ lọc).

      Chọn Filter by values (Lọc theo giá trị) > Bạn chỉ chọn giá trị True (Là đúng) để chỉ hiển thị các hàng có checkbox được đánh dấu.

        4. Các công thức và hàm kết hợp với checkbox

        Checkbox có thể kết hợp với nhiều công thức và hàm trong Google Sheets để tạo ra các tính năng mạnh mẽ hơn. Dưới đây là một số ví dụ:

        5.1. Hàm COUNTIF

        Hàm COUNTIF có thể được sử dụng để đếm số lượng checkbox đã được đánh dấu hoặc chưa được đánh dấu.

        Ví dụ:

        1. Nhập công thức COUNTIF (đếm checkbox đã đánh dấu): Trong ô B10, nhập công thức sau:=COUNTIF(B2:B9, TRUE)
        1. Giải thích:
          • COUNTIF: Đây là hàm đếm có điều kiện.
          • B2:B9: Đây là vùng dữ liệu chứa các checkbox (cột “Trạng thái” từ hàng 2 đến hàng 9).
          • TRUE: Đây là điều kiện để đếm, tức là chỉ đếm các ô có giá trị là TRUE (checkbox đã được đánh dấu).
        2. Kết quả: Ô B10 sẽ hiển thị số lượng checkbox đã được đánh dấu trong vùng B2:B9. Trong ví dụ này, kết quả sẽ là 3.

        5.2. Hàm SUMIF

        Hàm SUMIF có thể được sử dụng để tính tổng các giá trị dựa trên trạng thái của checkbox.

        Ví dụ:

        Trong ví dụ này, cột “Đã thanh toán” chứa các checkbox, và chúng ta sẽ sử dụng hàm SUMIF để tính tổng giá tiền của các sản phẩm đã được thanh toán (checkbox được đánh dấu).

        1. Chọn ô để hiển thị kết quả (tổng giá tiền đã thanh toán): Chọn một ô trống bất kỳ (ví dụ: ô C8) để hiển thị tổng giá tiền của các sản phẩm đã được thanh toán.
        2. Nhập công thức SUMIF (tổng giá tiền đã thanh toán): Trong ô C8, nhập công thức sau:=SUMIF(C2:C7, TRUE, B2:B7)
          • Giải thích:
            • SUMIF: Đây là hàm tính tổng có điều kiện.
            • C2:C7: Đây là vùng dữ liệu chứa các checkbox (cột “Đã thanh toán” từ hàng 2 đến hàng 7).
            • TRUE: Đây là điều kiện để tính tổng, tức là chỉ tính tổng các giá trị ở cột B khi checkbox tương ứng ở cột C có giá trị là TRUE (đã được đánh dấu).
            • B2:B7: Đây là vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tính tổng (cột “Giá tiền” từ hàng 2 đến hàng 7).
          • Kết quả: Ô C8 sẽ hiển thị tổng giá tiền của các sản phẩm đã được thanh toán. Trong ví dụ này, kết quả sẽ là 2025 (1500 + 500 + 25).

        5.3. Hàm IF

        Hàm IF có thể được sử dụng để tạo ra các kết quả khác nhau dựa trên trạng thái của checkbox.

        Ví dụ:

        Trong ví dụ này, cột “Trạng thái” chứa các checkbox, và chúng ta sẽ sử dụng hàm IF để hiển thị các thông báo khác nhau dựa trên trạng thái của từng checkbox.

        1. Chọn ô để hiển thị kết quả: Chọn một cột trống bên cạnh cột “Trạng thái” (ví dụ: cột C) để hiển thị kết quả của hàm IF.
        2. Nhập công thức IF (hiển thị “Hoàn thành” hoặc “Chưa hoàn thành”): Trong ô C2, nhập công thức sau:=IF(B2=TRUE, "Hoàn thành", "Chưa hoàn thành")
          • Giải thích:
            • IF: Đây là hàm điều kiện.
            • B2=TRUE: Đây là điều kiện kiểm tra. Nếu checkbox trong ô B2 được đánh dấu (có giá trị là TRUE), điều kiện này sẽ đúng.
            • "Hoàn thành": Đây là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện đúng (checkbox được đánh dấu).
            • "Chưa hoàn thành": Đây là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện sai (checkbox không được đánh dấu).
          • Kết quả: Ô C1 sẽ hiển thị “Chưa hoàn thành” vì checkbox trong ô B2 chưa được đánh dấu.
        3. Sao chép công thức xuống các ô khác: Kéo góc dưới bên phải của ô C2xuống các ô C3, C4, C5, C6 để áp dụng công thức cho các hàng còn lại.
          • Kết quả: Các ô trong cột C sẽ hiển thị “Hoàn thành” nếu checkbox tương ứng được đánh dấu và “Chưa hoàn thành” nếu checkbox không được đánh dấu.

        6. Mẹo và thủ thuật

        • Sao chép checkbox: Bạn có thể sao chép checkbox bằng cách kéo góc dưới bên phải của ô chứa checkbox xuống các ô khác.
        • Xóa checkbox: Chọn ô chứa checkbox và nhấn phím Delete hoặc Backspace.
        • Sử dụng phím tắt: Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + V (hoặc Cmd + Shift + V trên Mac) để dán chỉ giá trị của checkbox (TRUE hoặc FALSE) mà không dán định dạng.
        • Kết hợp với Google Apps Script: Bạn có thể sử dụng Google Apps Script để tự động hóa các tác vụ liên quan đến checkbox, ví dụ như gửi email thông báo khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành.

        6. Kết luận

        Hộp kiểm là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ trong Google Sheets, giúp bạn tạo ra các bảng tính tương tác và hiệu quả hơn. Bằng cách kết hợp checkbox với các công thức và tính năng khác, bạn có thể tự động hóa các tác vụ, hiển thị dữ liệu một cách linh hoạt, và tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình.

        Thái Viết Nhật

        Mình muốn chia sẻ đam mê về công nghệ và phát triển bản thân đến với mọi người

        Bài Viết Liên Quan