Cách Dùng AI Để Viết Email 

Trong thời đại hiện nay thì email đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Nó giúp bạn dễ dàng giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, bạn bè và gia đình. Tuy nhiên, việc suy nghĩ và soạn thảo email hiệu quả, chuyên nghiệp và thu hút đôi khi lại là một khó khăn mà hầu như ai cũng đã từng gặp phải đặc biệt là khối lượng email cần xử lý trong ngày của chúng ta ngày càng gia tăng.

Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau đi vào sử dụng AI để viết email nhanh hơn, hiệu quả hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng và truyền tải đúng thông điệp nhé!

Tại Sao Bạn Nên Sử Dụng AI Để Viết Email?

• Tiết kiệm thời gian: AI có thể tạo ra các bản nháp email nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Nâng cao chất lượng email: AI có thể giúp bạn cải thiện cấu trúc, ngữ pháp và văn phong của email, đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải một cách rõ ràng và đúng như ý muốn của mình.
• Khơi gợi ý tưởng: Đôi khi, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ý tưởng hoặc cách diễn đạt phù hợp cho email của mình. AI có thể cung cấp cho bạn nhiều gợi ý và lựa chọn khác nhau.
• Tạo sự khác biệt: Với AI , bạn có thể tạo ra những email độc đáo, sáng tạo và phù hợp với từng đối tượng nhận.
• Học hỏi và nâng cao kỹ năng: Sử dụng AI để viết email cũng là một cách tuyệt vời để học hỏi và nâng cao kỹ năng viết lách của bạn. Bạn có thể quan sát cách AI sử dụng ngôn ngữ, cấu trúc câu và lựa chọn từ ngữ, từ đó áp dụng vào các email của riêng mình.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Sử Dụng ChatGPT Viết Email

Để bắt đầu sử dụng ChatGPT để viết email, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập ChatGPT

• Truy cập trang web chính thức của OpenAI: https://chatgpt.com/
• Đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc tạo một tài khoản mới nếu bạn chưa có.

Bước 2: Xác định mục tiêu và đối tượng của email

Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được thông qua email này là gì? Bạn muốn thông báo, yêu cầu, thuyết phục hay cảm ơn? Đối tượng nhận email là ai? Họ có vai trò, vị trí và mối quan hệ như thế nào với bạn?

Việc xác định rõ mục tiêu và đối tượng sẽ giúp bạn định hình nội dung, giọng văn và phong cách phù hợp cho email của mình.

Bước 3: Cung cấp thông tin chi tiết cho ChatGPT

Để ChatGPT có thể tạo ra một email chất lượng, bạn cần cung cấp cho nó càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt. Hãy cho ChatGPT biết:

• Chủ đề của email: Ví dụ: “Xin nghỉ phép”, “Đề xuất dự án mới”, “Phản hồi về sản phẩm”…
• Nội dung chính của email: Bạn muốn truyền tải thông điệp gì? Bạn muốn người nhận thực hiện hành động gì?
• Đối tượng nhận email: Tên, chức danh, mối quan hệ với bạn.
• Giọng văn mong muốn: Trang trọng, thân thiện, hài hước…
• Các yêu cầu đặc biệt khác: Ví dụ: “Email cần ngắn gọn”, “Email cần nhấn mạnh vào lợi ích”…

Ví dụ:

• Bạn: “Hãy viết một email xin nghỉ phép gửi cho quản lý của tôi, anh Nguyễn Văn A. Tôi muốn xin nghỉ 3 ngày, từ ngày 15/01/2025 đến ngày 17/01/2025, vì lý do cá nhân. Tôi sẽ bàn giao công việc cho đồng nghiệp trước khi nghỉ. Giọng văn trang trọng và chuyên nghiệp.”

Bước 4: Đánh giá và chỉnh sửa email do ChatGPT tạo ra

Sau khi ChatGPT tạo ra bản nháp email, hãy đọc kỹ và đánh giá xem nó có đáp ứng được yêu cầu của bạn hay không. Bạn có thể chỉnh sửa, thêm bớt hoặc thay đổi nội dung, cấu trúc, ngữ pháp và văn phong để email trở nên hoàn hảo hơn.

Lưu ý:

• ChatGPT chỉ là một công cụ hỗ trợ, bạn không nên sao chép hoàn toàn email do nó tạo ra. Hãy sử dụng email đó như một nguồn tham khảo và tùy chỉnh nó để phù hợp với phong cách và cá tính của bạn.
• Kiểm tra kỹ thông tin trong email, đặc biệt là tên, chức danh, ngày tháng và các số liệu quan trọng.
• Đảm bảo rằng email của bạn không chứa các lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc văn phong.

Các Ví Dụ Cụ Thể Về Email Writing AI

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách bạn có thể sử dụng ChatGPT để viết các loại email khác nhau:

1. Viết Email Xin Làm Việc Từ Xa

Bạn: “Hãy viết một email gửi cho sếp của tôi, anh/chị [Tên sếp], để xin phép được làm việc tại nhà nhiều hơn. Giải thích lý do vì phải đi ra thị thường nhiều và tại sao điều này tốt cho công ty. Giọng văn thuyết phục.“

ChatGPT:

Phân tích:

• Email này có cấu trúc rõ ràng, mạch lạc, bao gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết.
• Phần mở đầu giới thiệu mục đích của email và thể hiện sự tôn trọng với người nhận.
• Phần thân trình bày các lý do tại sao việc làm việc từ xa tốt cho cả cá nhân và công ty, đồng thời đề xuất các giải pháp để đảm bảo hiệu quả công việc.
• Phần kết thể hiện sự mong muốn được chấp thuận và cảm ơn người nhận đã dành thời gian xem xét.
• Giọng văn trang trọng, lịch sự và thuyết phục.

Tùy chỉnh:

• Bạn có thể thêm các ví dụ cụ thể về những thành tích bạn đã đạt được khi làm việc tại nhà để tăng tính thuyết phục.
• Bạn có thể điều chỉnh các giải pháp để phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
• Bạn có thể thay đổi giọng văn để phù hợp với phong cách giao tiếp của bạn và sếp của bạn.

2. Viết Email Chào Mừng Nhân Viên Mới

Bạn: “Hãy viết một email chào mừng nhân viên mới gia nhập công ty ở bộ phận [bộ phận] và [Tên nhân viên mới]. Tôi là [Tên của bạn], [Chức danh của bạn]. Email cần thân thiện và nhiệt tình.“

ChatGPT:

Phân tích:

• Email này có giọng văn thân thiện, nhiệt tình và chân thành.
• Email thể hiện sự chào đón và vui mừng khi có nhân viên mới gia nhập công ty.
• Email cung cấp thông tin về người gửi và sự sẵn sàng giúp đỡ nhân viên mới.
• Email thông báo về buổi giới thiệu để nhân viên mới làm quen với công ty.

Tùy chỉnh:

• Bạn có thể thêm một vài thông tin cá nhân về nhân viên mới để email trở nên gần gũi hơn.
• Bạn có thể chia sẻ một vài lời khuyên hoặc kinh nghiệm làm việc tại công ty.
• Bạn có thể mời nhân viên mới tham gia một buổi ăn trưa hoặc cà phê để làm quen với đồng nghiệp.

3. Viết Email Cảm Ơn Khách Hàng

Bạn: “Hãy viết một email cảm ơn khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty. Email cần thể hiện sự trân trọng và mong muốn được phục vụ khách hàng trong tương lai. Giọng văn lịch sự và chuyên nghiệp.“

ChatGPT:

Phân tích:

• Email này có giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp và trân trọng.
• Email thể hiện sự cảm ơn chân thành đối với khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• Email khẳng định sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của công ty.
• Email cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng có thể phản hồi hoặc yêu cầu hỗ trợ.

Tùy chỉnh:

• Bạn có thể cá nhân hóa email bằng cách đề cập đến sản phẩm/dịch vụ cụ thể mà khách hàng đã sử dụng.
• Bạn có thể cung cấp một ưu đãi đặc biệt cho khách hàng để khuyến khích họ tiếp tục sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• Bạn có thể mời khách hàng tham gia một chương trình khảo sát để thu thập phản hồi và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

4. Viết Email Báo Cáo Tiến Độ Công Việc Hàng Ngày

Bạn: “Hãy viết một email báo cáo tiến độ công việc hàng ngày cho quản lý của tôi. Hôm nay tôi đã hoàn thành [Công việc 1], đang thực hiện [Công việc 2] và gặp khó khăn với [Công việc 3]. Giọng văn ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.”

ChatGPT:

Phân tích:

• Email này có giọng văn ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Email cung cấp thông tin chi tiết về các công việc đã hoàn thành, đang thực hiện và gặp khó khăn.
• Email đề xuất giải pháp (nếu có) để vượt qua khó khăn.
• Email thể hiện sự chủ động và trách nhiệm trong công việc.

Tùy chỉnh:

• Bạn có thể điều chỉnh cấu trúc và nội dung của email để phù hợp với yêu cầu cụ thể của quản lý.
• Bạn có thể thêm các thông tin khác như thời gian dự kiến hoàn thành các công việc còn lại hoặc các vấn đề phát sinh khác.
• Bạn có thể sử dụng các gạch đầu dòng hoặc đánh số để làm cho email dễ đọc hơn.

5. Viết Email Yêu Cầu Hỗ Trợ

Bạn: “Hãy viết một email yêu cầu đồng nghiệp giúp đỡ tôi với một vấn đề kỹ thuật. Tôi đang gặp khó khăn với [Vấn đề kỹ thuật] và cần sự hỗ trợ của một người có kinh nghiệm hơn. Giọng văn lịch sự và tôn trọng.“

ChatGPT:

Phân tích:

• Email này có giọng văn lịch sự và tôn trọng.
• Email nêu rõ vấn đề cần được giúp đỡ và lý do tại sao bạn cần sự hỗ trợ của đồng nghiệp.
• Email đưa ra các câu hỏi cụ thể để đồng nghiệp dễ dàng trả lời.
• Email thể hiện sự biết ơn đối với sự giúp đỡ của đồng nghiệp.

Tùy chỉnh:

• Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về vấn đề kỹ thuật mà bạn đang gặp phải.
• Bạn có thể đính kèm các tài liệu liên quan đến vấn đề kỹ thuật.
• Bạn có thể đề xuất một thời gian cụ thể để gặp gỡ và thảo luận về vấn đề này.

6. Viết Email Xác Nhận Hoàn Thành Công Việc

Bạn: “Hãy viết một email xác nhận với quản lý rằng tôi đã hoàn thành một công việc được giao. Công việc đó là [Tên công việc] và tôi đã hoàn thành nó vào [Thời gian]. Giọng văn rõ ràng và chuyên nghiệp.“

ChatGPT:

chatGPT:

Phân tích:

• Email này có giọng văn ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Email xác nhận rõ ràng việc hoàn thành công việc và thời gian hoàn thành.
• Email thông báo về việc đã gửi sản phẩm/kết quả của công việc.
• Email thể hiện sự sẵn sàng trả lời các câu hỏi hoặc yêu cầu của quản lý.

Tùy chỉnh:

• Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về công việc đã hoàn thành.
• Bạn có thể đính kèm sản phẩm/kết quả của công việc vào email.
• Bạn có thể đề xuất các bước tiếp theo để tiếp tục dự án.

7. Viết Email Đề Xuất Ý Tưởng

Bạn: “Hãy viết một email đề xuất một ý tưởng mới cho dự án. Ý tưởng của tôi là [Ý tưởng] và tôi tin rằng nó sẽ giúp [Lợi ích]. Giọng văn thuyết phục và chuyên nghiệp.“

ChatGPT:

Phân tích:

• Email này có giọng văn thuyết phục và chuyên nghiệp.
• Email trình bày rõ ràng ý tưởng mới và lợi ích của nó.
• Email đề xuất các bước thực hiện cụ thể.
• Email thể hiện sự mong muốn nhận được phản hồi từ quản lý.

Tùy chỉnh:

• Bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về ý tưởng mới và lợi ích của nó.
• Bạn cần đề xuất các bước thực hiện khả thi và hiệu quả.
• Bạn có thể đính kèm các tài liệu hỗ trợ cho ý tưởng của bạn.

Kết Luận

Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết, thử nghiệm với các phong cách khác nhau và đọc chỉnh sửa kỹ lưỡng, bạn có thể xử lý khối lượng email công việc một cách dễ dàng. Chúc bạn thành công.