6 Cách ứng dụng ChatGPT vào công việc thực tế

 6 Cách ứng dụng ChatGPT vào công việc thực tế

Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng nhauđi vào tìm hiểu các công dụng của ChatGPT trong quá trình giải quyết những công việc thường ngày một cách thông minh và hiệu quả hơn như viết báo cáo đánh giá bản thân, lên kế hoạch hướng dẫn cho nhân viên mới, phân tích phản hồi của khách hàng…

1. Báo Cáo Đánh Giá Bản Thân

Báo cáo đánh giá bản thân là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc, nhưng không phải ai cũng thích thú với việc này. Việc phải “vắt óc” nghĩ ra những cách diễn đạt mới mẻ để mô tả những gì mình đã làm đôi khi rất mệt mỏi và mất nhiều thời gian công sức.

Vấn đề:

  • Khó khăn trong việc diễn đạt trôi chảy những thành tựu đạt được một cách thuyết phục.
  • Mất nhiều thời gian để suy nghĩ và viết báo cáo.
  • Cảm thấy nhàm chán và lặp đi lặp lại khi viết báo cáo.

Giải pháp:

Sử dụng prompt (lệnh) sau đây để ChatGPT giúp bạn viết báo cáo đánh giá bản thân:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia nhân sự, giúp tôi viết báo cáo đánh giá bản thân. Công ty của tôi đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí sau: [Định nghĩa các tiêu chí đánh giá của công ty, ví dụ: Khả năng xử lý vấn đề, Khả năng lãnh đạo, Khả năng chỉ huy đội nhóm]. Trong thời gian qua, tôi đã thực hiện các dự án sau: [Mô tả chi tiết các dự án bạn đã tham gia và đóng góp]. Hãy giúp tôi viết một bản báo cáo đánh giá bản thân, trong đó làm nổi bật những đóng góp của tôi, đồng thời sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và có các số liệu cụ thể để chứng minh."

Phân tích:

  • Định nghĩa các tiêu chí đánh giá: Việc cung cấp cho ChatGPT các tiêu chí đánh giá của công ty giúp nó hiểu rõ hơn về những gì mà công ty cho là quan trọng trong quá trình đánh giá.
  • Mô tả chi tiết các dự án: Cung cấp thông tin chi tiết về các dự án bạn đã tham gia giúp ChatGPT có đủ dữ liệu để tạo ra một bản báo cáo cá nhân hóa và có thể khái quát hóa các điểm mạnh của bạn.
  • Yêu cầu ngôn ngữ chuyên nghiệp và số liệu cụ thể: Điều này đảm bảo rằng báo cáo của bạn sẽ không chỉ có nội dung hay mà còn có tính thuyết phục cao bằng các số liệu chi tuetes.

Ví dụ:

Giả sử công ty bạn đánh giá nhân viên dựa trên 3 tiêu chí:

  1. Khả năng giải quyết vấn đề: Khả năng lập kế hoạch, phân tích và đưa ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong công việc.
  2. Khả năng thực thi: Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn và vượt kỳ vọng đề ra của cấp trên.
  3. Khả năng làm việc nhóm: Khả năng phối hợp và làm việc hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm.

Bạn có thể cung cấp cho ChatGPT thông tin như sau:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia nhân sự, giúp tôi viết báo cáo đánh giá bản thân. Công ty của tôi đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí sau: 1. Khả năng giải quyết vấn đề: Khả năng lập kế hoạch, phân tích và đưa ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong công việc. 2. Khả năng thực thi: Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn và vượt kỳ vọng đề ra của cấp trên. 3. Khả năng làm việc nhóm: Khả năng phối hợp và làm việc hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm. Trong thời gian qua, tôi đã thực hiện các dự án sau: 1. Dự án A: Phát triển tính năng X cho website công ty, giúp tăng 30% số lượng người dùng mới. 2. Dự án B: Tối ưu hóa quy trình quản lý chăm sóc khách hàng, giúp giảm 20% thời gian xử lý cho nhân viên hỗ trợ. 3. Dự án C: Tham gia vào nhóm quảng bá  sản phẩm Z, đóng góp ý tưởng marketing vào quảng bá và đã kiếm được 10% khách hàng mới cho công ty . Hãy giúp tôi viết một bản báo cáo đánh giá bản thân, trong đó làm nổi bật những đóng góp của tôi, đồng thời sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và có các số liệu cụ thể để chứng minh."

Kết quả:

ChatGPT sẽ tạo ra một bản báo cáo đánh giá bản thân chi tiết, chuyên nghiệp, và có các số liệu cụ thể để chứng minh những đóng góp của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo này để phù hợp với phong cách cá nhân của mình.

2. Tạo Kế Hoạch Hướng Dẫn Cho Nhân Viên Mới

Việc hương dẫn cho nhân viên mới là một bước quan trọng để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với công ty và bắt đầu làm việc hiệu quả. Một kế hoạch hướng dẫn tốt sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hiểu rõ về vai trò của mình, và có định hướng rõ ràng trong công việc.

Vấn đề:

  • Mất nhiều thời gian để xây dựng kế hoạch.
  • Khó khăn trong việc xác định các mục tiêu và chỉ số đo lường hiệu quả.
  • Kế hoạch onboarding thường không được cá nhân hóa cho từng vị trí.

Giải pháp:

Sử dụng prompt sau để ChatGPT giúp bạn tạo kế hoạch onboarding:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một quản lý có kinh nghiệm, giúp tôi xây dựng kế hoạch hướng dẫn cho một nhân viên mới. Nhân viên này vừa bắt đầu làm việc ở vị trí [Vị trí công việc, ví dụ: Chuyên viên Marketing, Kỹ sư phần mềm] trong bộ phận [Tên bộ phận, ví dụ: trợ lý giám đốc, kinh doanh, Marketing, Phát triển sản phẩm]. Mục tiêu của nhân viên này là [Mục tiêu công việc, ví dụ: Đạt doanh số 20 triệu/quý, Hoàn thành dự án A đúng thời hạn]. Hãy giúp tôi tạo một kế hoạch onboarding 30-45-60 ngày, sử dụng khung SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), và có các chỉ số đo lường cụ thể để đánh giá hiệu quả."

Phân tích:

  • Đóng vai trò là quản lý có kinh nghiệm: Điều này giúp ChatGPT đưa ra những lời khuyên và kế hoạch onboarding thực tế.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về vị trí và mục tiêu: Điều này giúp ChatGPT tạo ra một kế hoạch onboarding phù hợp với từng vị trí cụ thể.
  • Sử dụng khung SMART: Điều này đảm bảo rằng các mục tiêu trong kế hoạch onboarding sẽ cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan đến công việc, và có thời hạn rõ ràng.

Ví dụ:

Giả sử bạn cần tạo kế hoạch onboarding cho một Chuyên viên Marketing mới:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một quản lý có kinh nghiệm, giúp tôi xây dựng kế hoạch onboarding cho một nhân viên mới. Nhân viên này vừa bắt đầu làm việc ở vị trí Chuyên viên bán hàng trong bộ phận kinh doanh . Mục tiêu của nhân viên này là đạt doanh số 20 triệu/quý. Hãy giúp tôi tạo một kế hoạch onboarding 30-45-60 ngày, sử dụng khung SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), và có các chỉ số đo lường cụ thể để đánh giá hiệu quả."

Kết quả:

ChatGPT sẽ tạo ra một bảng kế hoạch onboarding chi tiết, với các mục tiêu cụ thể, chỉ số đo lường rõ ràng, và thời hạn thực hiện cụ thể. Bạn có thể sử dụng bảng này để thảo luận với nhân viên mới và điều chỉnh cho phù hợp.

3. Tạo Project Brief Chuyên Nghiệp

Project brief (bản tóm tắt dự án) là một tài liệu quan trọng, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về mục tiêu, phạm vi, và các yêu cầu của dự án. Một project brief tốt sẽ giúp dự án được triển khai một cách suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.

Vấn đề:

  • Mất nhiều thời gian để viết project brief.
  • Khó khăn trong việc xác định các mục tiêu và chỉ số đo lường thành công.
  • Project brief thường không được cấu trúc rõ ràng và dễ hiểu.

Giải pháp:

Sử dụng prompt sau để ChatGPT giúp bạn tạo project brief:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một quản lý dự án có kinh nghiệm, giúp tôi tạo project brief cho một dự án. Dự án này là [Tên dự án, ví dụ: Tổ chức sự kiện cuối năm, Phát triển website]. Mục tiêu của dự án là [Mục tiêu dự án, ví dụ: Thu hút 10000 khách hàng mới, Tăng 30% doanh số]. Dự án này sẽ có sự tham gia của các bộ phận [Các bộ phận liên quan, ví dụ: Marketing, Kinh doanh, Phát triển sản phẩm, nhân sự]. Hãy giúp tôi tạo một project brief bao gồm các phần sau: Bối cảnh dự án, Mục tiêu dự án và các chỉ số đo lường thành công, Lịch trình dự án, Đối tượng mục tiêu. Hãy viết project brief một cách ngắn gọn, dễ hiểu, và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với trình độ lớp 10 có thể hiểu được."

Phân tích:

  • Đóng vai trò là quản lý dự án có kinh nghiệm: Điều này giúp ChatGPT đưa ra những lời khuyên và cấu trúc project brief chuyên nghiệp.
  • Cung cấp thông tin chi tiết về dự án: Điều này giúp ChatGPT tạo ra một project brief phù hợp với từng dự án cụ thể.
  • Yêu cầu cấu trúc rõ ràng và ngôn ngữ dễ hiểu: Điều này đảm bảo rằng project brief sẽ dễ đọc và dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan.

Ví dụ:

Giả sử bạn cần tạo project brief cho một sự kiện trực tuyến:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một quản lý dự án có kinh nghiệm, giúp tôi tạo project brief cho một dự án. Dự án này là phát triển website mới nhằm nâng cao hình ảnh công ty. Mục tiêu của dự án là thu hút 10000 khách hàng mới và tỉ lệ quay lại trang web là 55%. Dự án này sẽ có sự tham gia của các bộ phận Marketing, Kinh doanh, nhân sự và Phát triển sản phẩm. Hãy giúp tôi tạo một project brief bao gồm các phần sau: Bối cảnh dự án, Mục tiêu dự án và các chỉ số đo lường thành công, Lịch trình dự án, Đối tượng mục tiêu. Hãy viết project brief một cách ngắn gọn, dễ hiểu, và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với trình độ lớp 10 có thể hiểu được."

Kết quả:

ChatGPT sẽ tạo ra một project brief chi tiết, với đầy đủ các phần cần thiết, và được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Bạn có thể sử dụng project brief này để chia sẻ với các bên liên quan và bắt đầu triển khai dự án.

4. Phân Tích Phản Hồi Khách Hàng

Phản hồi của khách hàng là một nguồn thông tin vô giá, giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình. Tuy nhiên, việc phân tích hàng loạt phản hồi đôi khi rất tốn thời gian và công sức. Đồng thời kết quả phân tích sẽ dễ bị ảnh hưởng từ thiên kiến của chúng ta.

Vấn đề:

  • Mất nhiều thời gian để đọc và phân loại phản hồi.
  • Khó khăn trong việc xác định các vấn đề và xu hướng quan trọng.
  • Khó khăn trong việc đưa ra các hành động cụ thể dựa trên phản hồi.

Giải pháp:

Sử dụng prompt sau để ChatGPT giúp bạn phân tích phản hồi khách hàng:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia phân tích dữ liệu, giúp tôi phân tích phản hồi của khách hàng. Đây là các phản hồi mà chúng tôi đã thu thập được: [Dán các phản hồi của khách hàng]. Hãy giúp tôi phân tích các phản hồi này, đưa ra các insight (thông tin chi tiết) có giá trị, và đề xuất các hành động cụ thể để cải thiện sản phẩm/dịch vụ. Các insight nên được ưu tiên dựa trên tần suất, mức độ ảnh hưởng, và tính khả thi. Hãy phân loại các đề xuất cho các bộ phận khác nhau, ví dụ: Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Marketing, Bộ phận Phát triển sản phẩm."

Phân tích:

  • Đóng vai trò là chuyên gia phân tích dữ liệu: Điều này giúp ChatGPT đưa ra những phân tích chuyên sâu và có giá trị.
  • Cung cấp phản hồi của khách hàng: Điều này giúp ChatGPT có đủ dữ liệu để phân tích.
  • Yêu cầu ưu tiên dựa trên tần suất, mức độ ảnh hưởng, và tính khả thi: Điều này đảm bảo rằng các đề xuất sẽ thực tế và có thể thực hiện được.
  • Phân loại các đề xuất cho các bộ phận khác nhau: Điều này giúp các bộ phận liên quan dễ dàng theo dõi và thực hiện các hành động cần thiết.

Ví dụ:

Giả sử bạn có các phản hồi sau từ khách hàng:

"Sản phẩm của bạn tốt, nhưng giá hơi cao so với các sản phẩm khác."
"Tôi thích giao diện của website, nhưng đôi khi bị lỗi ở phần thanh toán."
"Tôi rất hài lòng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng của bạn."
"Tôi muốn có thêm nhiều tính năng mới để tiện lợi hơn trong quá trình mua sắm."
"Tôi không thích cách bạn đóng gói sản phẩm."

Bạn có thể cung cấp cho ChatGPT thông tin như sau:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia phân tích dữ liệu, giúp tôi phân tích phản hồi của khách hàng. Đây là các phản hồi mà chúng tôi đã thu thập được: "Sản phẩm của bạn tốt, nhưng giá hơi cao so với các sản phẩm khác."
"Tôi thích giao diện của website, nhưng đôi khi bị lỗi ở phần thanh toán."
"Tôi rất hài lòng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng của bạn."
"Tôi muốn có thêm nhiều tính năng mới để tiện lợi hơn trong quá trình mua sắm."
"Tôi không thích cách bạn đóng gói sản phẩm." Hãy giúp tôi phân tích các phản hồi này, đưa ra các insight (thông tin chi tiết) có giá trị, và đề xuất các hành động cụ thể để cải thiện sản phẩm/dịch vụ. Các insight nên được ưu tiên dựa trên tần suất, mức độ ảnh hưởng, và tính khả thi. Hãy phân loại các đề xuất cho các bộ phận khác nhau, ví dụ: Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Marketing, Bộ phận Phát triển sản phẩm."

Kết quả:

ChatGPT sẽ phân tích các phản hồi, đưa ra các insight có giá trị, và đề xuất các hành động cụ thể cho từng bộ phận. Ví dụ:

  • Bộ phận Kinh doanh: Xem xét điều chỉnh giá sản phẩm để phù hợp hơn với thị trường.
  • Bộ phận Phát triển sản phẩm: Tối ưu hóa hiệu suất của ứng dụng, và phát triển thêm các tính năng mới.
  • Bộ phận Marketing: Cải thiện cách đóng gói sản phẩm.

5.Tạo bài thuyết trình với chatGPT

Thuyết trình là một kỹ năng quan trọng trong công việc, giúp bạn truyền tải thông tin, ý tưởng, và thuyết phục người nghe. Tuy nhiên, việc tạo ra một bài thuyết trình hấp dẫn và hiệu quả không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Vấn đề:

  • Khó khăn trong việc xác định thông điệp chính và cách truyền tải thông điệp.
  • Bài thuyết trình thường nhàm chán và không thu hút người nghe.
  • Khó khăn trong việc kết nối nội dung thuyết trình với mối quan tâm của khán giả.

Giải pháp:

Sử dụng prompt sau để ChatGPT giúp bạn tạo bài thuyết trình ấn tượng:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia thuyết trình, giúp tôi tạo một bài thuyết trình ấn tượng. Tôi cần thuyết trình về [Chủ đề thuyết trình, ví dụ: Giới thiệu sản phẩm mới, thông báo kết quả kinh doanh]. Đối tượng khán giả của tôi là [Đối tượng khán giả, ví dụ: Đội ngũ kinh doanh, Ban lãnh đạo]. Hãy giúp tôi tạo ra 3 ý tưởng sáng tạo và độc đáo để làm cho bài thuyết trình của tôi trở nên hấp dẫn và thu hút hơn. Hãy ưu tiên những ý tưởng ít người biết đến và giải thích chi tiết bằng các ví dụ cụ thể."

Phân tích:

  • Đóng vai trò là chuyên gia thuyết trình: Điều này giúp ChatGPT đưa ra những lời khuyên và ý tưởng sáng tạo.
  • Cung cấp thông tin về chủ đề và đối tượng khán giả: Điều này giúp ChatGPT tạo ra một bài thuyết trình phù hợp với từng tình huống cụ thể.
  • Yêu cầu ý tưởng sáng tạo và độc đáo: Điều này đảm bảo rằng bài thuyết trình của bạn sẽ không nhàm chán và thu hút được sự chú ý của khán giả.

Ví dụ:

Giả sử bạn cần thuyết trình về cập nhật sản phẩm mới cho đội ngũ kinh doanh:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia thuyết trình, giúp tôi tạo một bài thuyết trình ấn tượng. Tôi cần thuyết trình về giới thiệu tính năng mới trên website. Đối tượng khán giả của tôi là Đội ngũ kinh doanh và ban giám đốc. Hãy giúp tôi tạo ra 3 ý tưởng sáng tạo và độc đáo để làm cho bài thuyết trình của tôi trở nên hấp dẫn và thu hút hơn. Hãy ưu tiên những ý tưởng ít người biết đến và giải thích chi tiết bằng các ví dụ cụ thể."

Kết quả:

6. Từ Nội Dung Đến Hành Động Trên Mạng Xã Hội

Mạng xã hội là một kênh quan trọng để chia sẻ thông tin và kết nối với mọi người. Tuy nhiên, việc tạo ra nội dung hấp dẫn và thu hút trên mạng xã hội không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Vấn đề:

  • Nội dung dài thường không thu hút được sự chú ý của người dùng.
  • Khó khăn trong việc tóm tắt nội dung dài thành những thông điệp ngắn gọn và dễ hiểu.
  • Khó khăn trong việc tạo ra nội dung có giá trị và thu hút người dùng tương tác.

Giải pháp:

Sử dụng prompt sau để ChatGPT giúp bạn tạo nội dung hấp dẫn trên mạng xã hội:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia mạng xã hội, giúp tôi tạo nội dung hấp dẫn trên Facebook. Tôi có một bài viết dài về [Chủ đề bài viết, ví dụ: công nghệ AI trong quá trình xử lý công việc]. Hãy giúp tôi tóm tắt bài viết này thành những đoạn ngắn gọn, có giá trị, và thu hút người dùng tương tác. Hãy tập trung vào việc truyền tải thông điệp chính của bài viết một cách hiệu quả."

Phân tích:

  • Đóng vai trò là chuyên gia mạng xã hội: Điều này giúp ChatGPT đưa ra những lời khuyên và ý tưởng phù hợp với từng nền tảng mạng xã hội.
  • Cung cấp bài viết dài: Điều này giúp ChatGPT có đủ dữ liệu để tóm tắt và tạo ra nội dung hấp dẫn.
  • Yêu cầu tóm tắt ngắn gọn, có giá trị, và thu hút tương tác: Điều này đảm bảo rằng nội dung của bạn sẽ được người dùng quan tâm và chia sẻ.

Ví dụ:

Giả sử bạn có một bài viết dài về kinh tế Ấn Độ:

"Tôi muốn bạn đóng vai trò là một chuyên gia mạng xã hội, giúp tôi tạo nội dung hấp dẫn trên Facebook. Tôi có một bài viết dài về công nghệ AI trong quá trình xử lý công việc. Hãy giúp tôi tóm tắt bài viết này thành những đoạn ngắn gọn, có giá trị, và thu hút người dùng tương tác. Hãy tập trung vào việc truyền tải thông điệp chính của bài viết một cách hiệu quả."

Kết quả:

Kết Luận:

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng ChatGPT để tăng năng suất làm việc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho mình nhé!

Thái Viết Nhật

Mình muốn chia sẻ đam mê về công nghệ và phát triển bản thân đến với mọi người

Bài Viết Liên Quan